• ارسال دعوت‌نامه

ارسال دعوت‌نامه برای شرکت‌کنندگان از اصلی‌ترین وظایف تیم روابط عمومی محسوب می‌شود. برای اینکه شرکت‌کنندگان بتوانند در این همایش حاضر شوند، می‌بایست کمیته روابط عمومی آن‌ها را از برگزاری همایش مطلع سازد. برای این کار کمیته روابط عمومی اقدام به ارسال دعوت‌نامه از طریق ایمیل، شبکه‌های اجتماعی خواهد نمود. طراحی دعوت‌نامه افتتاحیه و اختتامیه نیز از وظايف اصلی این کمیته می‌باشد.

• تهیه و طراحی شعار همایش

هر همایش دارای یک شعار بوده که موضوع آن را به مخاطب انتقال می‌دهد. طراحی یک شعار جذاب و تأثیرگذار برای همایش نیز از مهم‌ترین وظایف تیم روابط عمومی به شمار می‌رود.

• جمع‌آوری انتقادات و پیشنهادات

دیگر وظیفه مهم کمیته روابط عمومی جمع‌آوری انتقادات و پیشنهاد‌ات می‌باشد. معمولاً بعد از برگزاری همایش شرکت‌کنندگان نظرات و پیشنهاد‌هایی خواهند داشت. تیم روابط عمومی موظف است که تمامی نظرات آن‌ها را جمع‌آوری کند تا مسئولان همایش بتوانند در فرصت مناسب آن‌ها را بخوانند.

• هماهنگی امور تبليغاتي

قطعاً برای برگزاری همایش نیاز انجام امور تبليغاتي گوناگونی خواهد بود. برای مثال برخی از شرکت‌ها برای اینکه بتوانند صندلی‌های همایش خود را پر از شرکت‌کننده نمایند، اقدام به تبلیغات همایش در شبکه‌های اجتماعی می‌نمایند. به همین دلیل نیاز است که کمیته روابط عمومی تبلیغات را تهیه نموده و برای انتشار آن‌ها با تیم‌های تبلیغات کننده ارتباط برقرار کند. علاوه بر این تیم روابط عمومی موظف می‌باشد که بازخورد تبلیغات انجام‌شده را نیز کاملاً بسنجد. تبليغاتي که توسط تیم روابط عمومی منتشر می‌شوند تنها شامل پست شبکه‌های اجتماعی نخواهند بود. بلکه ممکن است از بروشورها، تابلوهای تبلیغاتی در سطح شهرها، تبلیغات پیامکی نیز به این منظور استفاده شود.

• تهیه و تدوین فرم نظرسنجی

در هر همایشی قطعاً در خصوص موضوعاتی خاص بحث و اظهارنظر می‌شود. به همین علت مسئولان همایش میان اعضای شرکت‌کننده نظرسنجی ایجاد می‌کنند تا نظرات آن‌ها را نیز بدانند. حال تیم روابط عمومی وظیفه دارد که فرم نظرسنجی را به بهترین شکل ممکن طراحی و تدوین نموده و میان شرکت‌کنندگان توزیع کند.

مزایای استفاده از کمیته روابط عمومی برای برگزاری همایش

گفتیم که در همه همایش‌ها با هر موضوعی نیاز به یک تیم روابط عمومی خواهد بود. به این دلیل که کمک گرفتن از چنین کمیته‌ای می‌تواند مزایای فراوانی به همراه داشته باشد. در درجه اول استفاده از تیم روابط عمومی موجب کاهش هزینه‌ها خواهد شد. به‌این‌علت که تیم روابط عمومی همه امور را به‌صورت دقیق و برنامه‌ریزی‌شده به انجام می‌رسانند.

درنتیجه احتمال بروز خطای انسانی و هدر رفت هزینه‌ها وجود ندارد. علاوه بر این کمیته روابط عمومی با توجه به مهارتی که دارند، بازاریابی همایش شمارا به بهترین شکل انجام می‌دهند. با کمک گرفتن از تیم روابط عمومی معمولاً همه صندلی‌های همایش شما پر از شرکت‌کننده بوده و می‌توانید همایشی باشکوه برگزار نمایید. علاوه بر این گروه روابط عمومی در مدیریت بحران نیز بسیار عالی عمل می‌کنند. توجه داشته باشید که در هر همایشی ممکن است اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ دهد. به همین علت وجود کمیته روابط عمومی برای مدیریت چنین اتفاقاتی ضروری است.

چنانچه برای برگزاری‌همایش نیاز به تیم مجرب و مشاوره اختصاصی دارید، مجموعه همایش پردازان البرز در خدمت شما عزیزان می‌باشد.