ساختار سازمانی یک همایش
حتماً برای شما نیز پیش‌آمده است که هنگام شرکت در یک همایش یا گردهمایی درباره‌ی سخنرانان، دست‌اندرکاران و افراد پشت پرده مدیریت کننده‌ی آن همایش کنجکاو شده باشید. به‌طورکلی برگزاری همایش‌ها به‌واسطه‌ی همکاری افراد و کمیته‌های مختلف انجام می‌شود.
شما به‌عنوان شرکت‌کننده می‌توانید پیش از رویداد، برای دیدن افراد هماهنگ‌کننده، به سایت محل برگزاری مراجعه کنید و نام اشخاص و نقش آن‌ها را مشاهده کنید. انواع همایش‌های علمی مکان مناسبی برای گسترش آخرین دست‌یافته‌های علمی و نقد این اطلاعات بین افراد آگاه و موثق هستند. جلوتر به بررسی دقیق هر بخش و وظایف آن‌ها می‌پردازیم.
ساختار سازمانی
به‌طورکلی دسته‌بندی برگزارکنندگان به‌صورت زیر می‌باشد:
رئیس همایش
به‌طور خلاصه می‌توان گفت که وظیفه رئیس همایش نظارت بر فعالیت‌ها و صدور مجوز و حکم لازم برای عملی کردن تصمیم‌گیری‌ها می‌باشد. یکی از وظایف رئیس کمیته بررسی و نظارت بر هماهنگ بودن روش اجرای همایش باسیاست‌های کلی دانشگاه یا برگزارکننده‌ی همایش است.
۱۰ نکته برای برنامه‌ریزی یک همایش موفق
صدور حکم و مجوزهای مختلف به عهده‌ی رئیس همایش است. تصمیم‌گیری نهایی در مواردی که بین افراد مختلف اختلاف‌نظر وجود دارد نیز با نظرات این فرد انجام می‌شود. به‌طورکلی بار مسئولیت چگونگی پیشرفت همایش بر دوش رئیس همایش است.
دبیر همایش
قبل از بررسی مسئولیت‌های دبیر همایش باید به یک سری از شروط لازم جهت انتصاب به این مقام اشاره‌کنیم. در ابتدا باید نظر مثبت رئیس همایش و تأیید او مبنی بر توانمند بودن دبیر برای انجام فعالیت‌های اجرایی اداری اجتماعی و اقتصادی همایش وجود داشته باشد. همچنین دبیر باید سابقه چاپ مقاله در مجلات معتبر و همایش‌های علمی داشته باشد.
برای شروع شرح وظایف دبیر همایش می‌توانیم به مدیریت امور اجرای اقتصادی و علمی همایش اشاره‌کنیم. همچنین لازم است وی سابقه مدیریت اجرایی در مراکز مختلف و در سطح قابل قبول داشته باشد. ریاست کمیته علمی نیز بر عهده دبیر است. تأیید نهایی قراردادهای مختلف و فراهم کردن بستر مناسب ارتباطات بخش‌های گوناگون بر عهده دبیر است. پاسخگویی به ارگان‌های مختلف و تهیه گزارش از روند اجرا توسط دبیر انجام می‌شود.
دبیرخانه همایش
تبادل اطلاعات و هماهنگی با مراکز مختلف پژوهشی و دیگر دانشگاه‌ها از وظایف واحد دبیرخانه همایش است. تشکیل دادن و هماهنگی جلسات و حفظ ارتباط با دبیران کنگره‌ها توسط دبیرخانه انجام می‌شود.
آگاه‌سازی، فرستادن و پخش فراخوان‌های گوناگون برای مسئولین و نهادهای پژوهشی نیز از وظایف دبیرخانه است. جذب و دعوت اعضای هیئت‌علمی برای داوری و بررسی مقاله‌ها را دبیرخانه انجام می‌دهد.
کمیته علمی همایش
این کمیته از افراد متعدد تشکیل‌شده است و وظایف مختلفی را به دوش دارد. همان‌طور که از عنوان کمیته مشخص است؛ بیشتر فعالیت‌های علمی و پژوهشی مانند دریافت و ارسال مقاله‌ها برای داوران، معرفی مقاله‌های برتر به دبیرخانه و … از وظایف آن است.
بررسی و برگزیدن هیئت‌داوران در همایش به عهده این کمیته می‌باشد. مشخص کردن حاضرین، انتخاب بهترین مقاله‌ها و حتی چگونگی انتخاب بهترین مقالات از وظایف این کمیته است. طراحی دفترچه خلاصه مقاله‌ها و ارائه آن به کمیته اجرایی برای پیگیری‌های مرتبط با چاپ را نیز کمیته علمی انجام می‌دهد. فرم‌های ارزشیابی که بعد از اتمام مراسم برای نظرسنجی درباره کیفیت همایش توزیع می‌شود نیز توسط این کمیته طراحی می‌شود. همچنين
اعضای کمیته علمی عبارت‌اند از: رئیس همایش دبیر همایش، اعضای کمیته علمی، هیئت علمی، مدیر پژوهشی و …
کمیته اجرایی همایش
کمیته اجرایی با همکاری و در کنار کمیته علمی به انجام باقیمانده وظایف همایش می پردازد. لیست پایین بخشی از عملکردهای روتین کمیته اجرایی را نشان می‌دهد:
- برنامه‌ریزی و مشخص کردن وظایف کمیته علمی دبیرخانه رئیس و دبیر همایش
- هماهنگی جزئیات برنامه اجرایی همایش در جایگاه‌های مختلف
- تهيه فهرست مدعوين و ذی‌نفعان همايش، تهيه وب‌سایت ويژه همايش، تهيه مُهر همايش نیز جزو کارهای سازمان‌یافته توسط کمیته اجرایی همایش‌ها است
- بودجه‌بندی و پيگيري تأمین بودجه و جذب آن توسط اين كميته انجام مي‌شود.
- هماهنگی و انتخاب محل برگزاری همایش بررسی نقطه نظرات مختلف (چک کردن مشکلات، کمبودها و دسترسی‌ها)
- در صورت وجود مهمان‌های غیربومی تعیین محل سکونت آن‌ها و بررسی محل سکونت ازنظر کمبود مشکلات و امکانات این کمیته است.
- محاسبه مقدار دقیق هزینه ثبت‌نام و هماهنگی آن با مراکز مربوطه
- برای راهنمایی مهمانان غیربومی، نصب راهنما و در صورت نیاز کمک گرفتن از مترجمین نیز به مسئولیت‌های این بخش اضافه می‌شود.
- هماهنگی و پیگیری بر اجرای درست فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده و عملکرد واحدهای مختلف عملیاتی در طی انجام همایش
کمیته اجرایی خود از قسمت‌های مختلف برای انجام وظایف گوناگون و سازمان‌دهی آن‌ها استفاده می‌کنند که به‌طورکلی عبارت‌اند از:
تدارکات
مشاهده سالن سخنرانی، بررسی و تست غذاهای رستوران مهمانسرا و…
عقد قرارداد با سالن سخنرانی رستوران،سلف دانشگاه مهمانسرا و یا هرگونه تأمین‌کننده پذیرایی دیگر
تهیه پک‌های هدیه مدعوین(نوشت‌افزار و غیره)
هماهنگی با راننده، تهیه وسیله نقلیه و انجام حمل‌ونقل
هماهنگی با مسئولان مربوطه
تشریفات
طراحی چاپ و پخش بلیط‌ها
هماهنگی و برقراری ارتباط با سازمان‌ها و ارگان‌های مرتبط
هماهنگی مجری، نوازنده و غیره
هماهنگی عکاس، فیلم‌بردار و پوشش خبری
مهم‌ترین وظایف نیروی خدمات در همایش و کنفرانس
واحد سمعی بصری
سرگروه قسمت سمعی و بصری باید برای بررسی و چک سیستم‌های همایش یک یا چند روز قبل از شروع مراسم حضور پیدا کند.
آماده‌سازی محل برگزاری ازنظر کارکرد درست وسایل الکترونیکی جزو وظایف واحد سمعی بصری است
آماده‌سازی ضبط و پخش ویدیوهای مختلف برای شروع و پایان مراسم
پخش پاورپوینت از اطلاعات لازم مانند عناوین، سخنرانان و ترتیب قسمت‌های مختلف مراسم
تهیه آماده‌سازی تمامی امور و وسایل سمعی و بصری مانند سیستم‌های صوتی، پروژکتور، مانیتور، بلندگو و نورپردازی
هماهنگی و تقسیم وظایف پرسنل یک یا چند ساعت قبل از شروع مراسم و چک کردن متناوب آن‌ها تا پایان همایش
پخش زنده جلسات و ضبط مراسم به‌صورت صوتی و تصویری در صورت نیاز
پخش ویدیوها و ویس‌های ضبط‌شده در حین مراسم بناب احتیاج
کنترل سرعت پیشروی اسلایدها، پخش فیلم و موزیک‌ها و تناسب آن‌ها با قسمت‌های مختلف همایش
بررسی سالن همایش و تأیید آن برای نصب لوازم موجود
روابط عمومی
به‌طورکلی مسئولیت اطلاع‌رسانی بر عهده‌ی بخش روابط عمومی است:
نصب بنر، اعلامیه و پلاکارد
آماده‌سازی و تزئینات محل برگزاری
اعلام ترتیب برنامه
اعلام همایش به نهادهای گوناگون و خبرگزاری‌ها
هماهنگی لازم با آژانس‌های تفریحی و جهانگردی
جمع‌بندی
تا اینجا نسبت به ساختار کلی همایش‌ها شناخت پیدا کردیم. همان‌طور که مشخص است، هر بخش وظیفه‌ی مشخصی دارد و ساختار همایش با غیبت هرکدام از ارکان اصلی، ناقص خواهد بود و فرایند برگزاری آن به مشکل بر خواهد خورد. انجام دقیق و درست وظایف توسط افراد مربوطه، به بهبود کیفیت مراسم می‌انجامد.
