مهمترین وظایف نیروی خدمات در همایش و کنفرانس
همانطور که میدانید در برگزاری همایش و کنفرانسها شما نیاز به استخدام نیروهای مختلفی خواهید داشت. یکی از کارگروهها و نیروهایی که شما برای برگزاری یک همایش یا گردهمایی عالی و آبرومند به آنها نیاز خواهید داشت، کارکنان خدماتی خواهند بود. کارکنان خدماتی تیمی متشکل از آبدارچی، تیم پذیرایی، نظافت چیان میباشند. تشکیل گروه خدماتی برای برگزاری گردهمایی از اهمیت فراوانی برخوردار است.
چرا که شما برای ارائه خدمات هرچه بهتر در همایش یا کنفرانس خود و جلب رضایت شرکت کنندگان، قطعاً به چنین کارگروهی نیاز خواهید داشت. حال شاید برایتان سوال شود که نیروهای خدماتی در برگزاری همایش و کنفرانس چه وظایفی دارند؟ در پاسخ باید بگوییم بسته به نوع همایش شما نیروی خدمات میتوانند وظایف مختلفی داشته باشند. تعیین وظایف کارگروه خدمات نیز بر عهده کمیته اجرایی است.
در زیر به شرح مهمترین وظایف کارکنان خدماتی در برگزاری گردهمایی پرداختهایم:
-
نظافت سالن
اصلیترین وظیفه نیروی خدمات نظافت سالن میباشد. نظافت سالن همایش قطعاً از اهمیت ویژهای برخوردار خواهد بود. چرا که قطعاً با قرار گرفتن در یک سالن آلوده و نسبتا کثیف، شرکت کنندگان قطعاً احساس ناخوشایندی خواهند داشت.
به همین دلیل با کمک کارکنان خدمات میتوانید تمام مدت زمان همایش یا کنفرانس، از نظافت و تمیز بودن سالن اطمینان داشته باشید. نیروهای خدمات معمولاً به انجام اموری مثل جارو و طی کشی سالن، تمیز کردن و غبار روبی میز و صندلیها خواهند پرداخت. نیروی خدمات بسته به مدت زمان همایش شما ممکن است چندین بار به نظافت سالن بپردازند.
-
پذیرایی از مهمانان
دیگر وظیفه مهم کارکنان خدماتی، پذیرایی از مهمانان و شرکت کنندگان همایش شما میباشد. همانطور که میدانید شما میبایست در طول برگزاری گردهمایی بیشترین توجه را به نیاز مهمانان و شرکت کنندگان خود داشته باشید به همین دلیل برای رفاه هرچه بیشتر آنها، پذیرایی در طول مدت زمان گردهمایی میتواند بسیار ضرورت داشته باشد.
نیروی خدمات با بالاترین کیفیت و به حرفهایترین شکل ممکن، پذیرایی از مهمانان همایش را انجام میدهند. آنها وظیفه دارند از تیم کترینگ گردهمایی، غذا و تجهیزات پذیرایی را دریافت کرده و در بازههای زمانی مناسب از شرکت کنندگان پذیرایی نمایند. همچنین وظیفه کنترل و بازبینی روند پذیرایی نیز بر عهده کارکنان خدماتی خواهد بود.
-
جا به جایی و نصب تجهیزات گردهمایی
در همایش یا گردهمایی شما نیاز به تأمین تجهیزاتی از جمله سیستمهای صوتی، میز و صندلیها، بلندگوها، مانیتور خواهید داشت. وظیفه جا به جایی این تجهیزات نیز بر عهده نیروی خدمات میباشد. همچنین کارکنان خدماتی میبایست در صورت لزوم این تجهیزات را در سالن نصب نمایند.
-
تلاش در حفظ نظم
نیروهای بخش خدمات میبایست در زمینه حفظ نظم سالن نیز بسیار تلاش کنند. برای مثال به هیچ عنوان نباید در طول برگزاری گردهمایی شاهد به هم ریختگی میز و صندلیها، شلوغی تجهیزات در سالن باشید. به همین دلیل نیروهای خدمات در این خصوص نیز وظایفی را بر عهده خواهند داشت.
ویژگیهای نیروی خدمات کاردان و حرفهای
افرادی که قصد دارند به زودی رویدادی را برگزار کنند، میبایست از چند ماه قبل اقدام به استخدام نیروهای خدماتی نمایند؛ اما در حین استخدام کارکنان خدماتی با تجربه و کاردان میبایست به برخی ویژگی و معیارهای مهم توجه نمایید. چرا که تمام نیروهای خدماتی شما میبایست دارای این ویژگیها باشند. در زیر این ویژگیهای مهم را نامبردهایم:
روابط عمومی عالی
شاید در ابتدا کمی دور از انتظار باشد که بگوییم روابط عمومی عالی، معیار مهمی در حین استخدام نیروی خدمات خواهد بود؛ اما این ویژگی بسیار حائز اهمیت است. چرا که هر یک از کارکنان خدماتی شما قطعاً با شرکت کنندگان ارتباط برقرار خواهند کرد. به همین دلیل اینکه برخورد ایده آلی با مهمانان داشته باشند، نیازمند دارا بودن روابط عمومی عالی میباشد. شما حتی در همان مصاحبه اولیه نیز میتوانید از ارتباط با فرد مورد نظر، این ویژگی را مورد بررسی قرار دهید.
مسئولیت پذیر بودن
دیگر ویژگی مهم کارکنان خدمات کاردان و حرفهای، مسئولیت پذیر بودن آنها میباشد. نیروی مورد نظر شما باید نسبت به وظایف خود متعهد بوده و مسئولیت پذیر باشد. نیروی خدمات باید در اسرع وقت در محل کار حضور یافته و وظایف خود را به نحو احسن و به بهترین شکل ممکن به انجام برساند.
متخصص و ماهر بودن
متخصص و ماهر بودن نیز دیگر ویژگی مهمی است که باید در نیروهای خدماتی همایش یا کنفرانس خود آن را جستجو کنید. نیروهای خدماتی که انتخاب میکنید، میبایست مدتها دوره دیده باشد و آموزشهای لازم را کسب نموده باشند. چون تنها در این صورت است که میتوان گفت از مهارت و تخصص کافی برخوردار هستند. چون این کار شاید در ابتدا ساده به نظر برسد، اما نیاز به مهارتهای خاصی خواهد داشت.
دارا بودن لباس مناسب
نیروی خدمات باید دارای لباس مناسب باشد، چرا که عدم استفاده از لباس مناسب و آراسته نبودن، میتواند در همایش شما یک جلوه منفی داشته باشد. البته این لباس باید توسط شما برای تمام نیروهای خدماتی تهیه شده و در اختیار آنها قرار داده شود؛ اما به هر حال نیروی خدمات باید قبل از کار به آراستهترین شکل لباس فرم خود را به تن داشته باشند.
تمامی این ویژگی باید در هنگام استخدام نیروهای خدماتی مدنظر قرار گیرند. علاوه بر تمامی این موارد میبایست به این نکته نیز توجه داشته باشید که شما برای برگزاری همایش و کنفرانس هم نیاز به نیروی خدمات خانم خواهید داشت و هم باید نیروی خدمات آقا استخدام کنید.
