آداب حضور در جلسات کاری و اهمیت توجه به آن‌ها

هر شرکت یا سازمانی دارای ده‌ها نیرو و کارمند بوده، ممکن است چندین مدیر و معاون داشته باشد. تمام پرسنل یک سازمان اعم از مدیران، کارمندان در بازه‌های مختلفی باید در برخی جلسات حضور یابند. موضوع این جلسات کاری بوده و معمولاً مدیر شرکت مسئولیت تشکیل آن‌ها را بر عهده دارد. هدف تشکیل این جلسات کاری که با حضور کارمندان و کارکنان شرکت برگزار می‌شوند، پیشبرد بهتر امور، بررسی اهداف، حل مشکلات و موانع می‌باشد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه برگزاری همایش کلیک کنید.

حال شما چه مدیر یک شرکت باشید و چه یک کارمند ساده، می‌بایست زمانی که قرار است در یک جلسه کاری مهم شرکت کنید، به برخی آداب مهم توجه داشته باشید. اهمیت دادن به این آداب هم جایگاه و شأن اجتماعی شما را در ذهن همکارانتان مثبت‌تر جلوه می‌دهد و هم عاداتی مفید و مطلوب را در شما پدید می‌آورد. رعایت این آداب کار سختی نیست و تنها باید با آن‌ها آشنایی کافی داشته باشید. در ادامه به شرح مهم‌ترین آداب حضور در جلسات کاری پرداخته‌ایم:

• وقت شناس بودن

فرض کنید با فردی برای چهار بعد از ظهر فردا یک قرار کاری دارید. حال فردا در مکان قرار خود حاضر می‌شوید، فرد موردنظر حدود نیم ساعت تأخیر دارد. در این حالت چه احساسی به شما دست می‌دهد؟ قطعاً ناامید می‌شوید و احساس می‌کنید فرد برای شما ارزش و احترام کافی قائل نشده است. حال وقتی خودتان نیز در جلسه کاری خود دیر کنید و تأخیر داشته باشید، همکارانتان دقیقا همین حس را نسبت به شما خواهند داشت.

 پس تأخیر نداشته باشید. البته وقت شناس بودن شامل موارد دیگری نیز می‌شود. طی حضور در جلسات کاری باید برای صحبت کردن خود نیز زمان‌بندی داشته باشید. اگر مدام صحبت کنید و مدت زمان زیادی این کار را ادامه دهید، حضار خسته و کسل می‌شوند. علاوه بر این همکارانتان نیز حق صحبت کردن در جلسه را دارند و باید به آن‌ها نیز تایم کافی بدهید‌.

 پس کوتاه و مفید صحبت کنید. همچنین در صحبت‌های خود نهایت صداقت را داشته باشید. چرا که این‌گونه جایی برای وارد کردن ایراد به صحبت‌هایتان باقی نمی‌گذارید و این‌گونه چون مشاجرات کوتاه می‌شوند، در زمان جلسه صرفه جویی نیز کرده‌اید. پس در خصوص وقت شناس بودن حتماً به همه این موارد توجه کافی داشته باشید.

• معاشرت

دیگر موردی که طی حضور در جلسات کاری می‌بایست رعایت شود، آداب معاشرت بوده که شامل موارد متعددی می‌شود. در درجه اول برای رعایت آداب معاشرت، می‌بایست افراد را به یکدیگر معرفی کنید. برای مثال اگر سمت مهمی دارید و بیشتر حضار را می‌شناسید، جهت آشنایی هرچه بیشتر آن‌ها را به هم معرفی کنید. بهتر ابتدا فردی که مهم‌ترین جایگاه شغلی در آن جلسه را دارد به دیگران معرفی کنید.

 تلفن همراهتان در جلسه باید کاملاً خاموش باشد. سعی کنی آن را روی میز نگذارید و اصلاً با موبایل خود کار نکنید. کار کردن با موبایل یکی از بدترین کارهایی است که یک فرد می‌تواند انجام دهد. چرا که نشانه بی‌توجهی او به جلسه است. پس اگر تماسی ضروری نیز داشتید با اجاره حضار جلسه را برای دقایقی ترک کنید و بیرون از فضای جلسه به تماس پاسخ دهید.

دیگر موردی که باید رعایت شود آداب خوردن و آشامیدن است. سعی کنید در طول جلسه تنها به مصرف نوشیدنی اکتفا کنید و تا حد امکان از خوردن میوه و شیرینی خودداری کنید. دیگر آداب معاشرت که حین حضور در جلسات کاری باید آن را رعایت کنید، برقراری ارتباط چشمی می‌باشد. وقتی سخنرانی در حال صحبت است، حتماً به او نهایت توجه را داشته باشید و به چشمان او نگاه کنید این نشانه و ادب و احترام شما به سخنران است.

اگر هم خودتان در حال سخنرانی بودید، حتماً به چشمان حضار نگاه کنید و تنها به یک نقطه خیره نشوید. اگر می‌خواهید صدای جلسه را ضبط کنید، از قبل از حضار اجازه بگیرید. از انجام حرکات نامتعارف نیز مثل تمیز کردن اجزای صورت با دست، مدام باد زدن خود، پاک کردن عرق پیشانی نیز به شدت اجتناب کنید.

• چگونگی صحبت کردن

دیگر آدابی که باید در جلسات کاری خود به آن‌ها توجه کنید مربوط به چگونگی صحبت کردن شما می‌شوند. فن سخنوری در جلسات می‌تواند اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. اگر قصد دارید در جلسه سخنرانی کنید با صدایی نه خیلی بلند و نه خیلی آرام و با لحنی نه بسیار سریع و نه بسیار آهسته این کار را انجام دهید.

صدایتان باید کاملاً رسا باشد، چرا که اگر صدای واضحی نداشته باشید حضار متوجه جملات شما نمی‌شوند. در نتیجه به ناچار برای فهم صحبت‌های شما از افراد دیگر در جلسه کمک می‌گیرند که این نظم جلسه را بر هم می‌زند. اگر درطی جلسه اعتراضی به سخنرانی شخصی داشتید یا سوالی ذهنتان را مشغول کرد ابتدا اجازه بگیرید و سپس آن را مطرح کنید. به هیچ عنوان صحبت کسی را قطع نکنید، چرا که شان شما را پایین می‌آورد.

وقتی سوالی به ذهنتان می‌رسد همان ابتدا آن را بیان نکنید کمی صبر کنید تا شاید با توضیحات بیشتر قانع شوید. اگر هم سوال همچنان باقی بود می‌توانید آن را یادداشت کنید و پایان جلسه مطرح نمایید. به هیچ عنوان و تحت هیچ شرایطی حین حضور در جلسات کاری در گوشی صحبت نکنید. این کار به اطرافیانتان احساسات منفی منتقل می‌کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص چگونگی صحبت کردن در جلسات مقاله “تمرین برای سخنرانی و مهارت صحبت کردن در جمع” را مطالعه نمایید.

• پوشش

پوشش برای حضور در جلسات کاری بسیار مهم است‌. شما می‌بایست لباس‌ها مرتب و آراسته به تن داشته باشید. پوشیدن لباس بیش از اندازه بزرگ یا بیش از حد تنگ اصلاً مناسب چنین جلساتی نیست. بیشتر بهتر است از لباس‌های رسمی استفاده کنید. همچنین توجه داشته باشید که لباس شما باید با جلسه مدنظر همخوانی داشته باشد. مثلاً اگر خانم هستید یک آرایش و مانتوی رسمی یا ساده برای چنین جلساتی مناسب‌تر از پوشیدن لباس‌های مجلسی و میکاپ‌های آن‌چنانی است. چه خانم هستید و چه آقا حتماً از عطر استفاده کنید.

• نحوه نشستن

نحوه نشستن نیز حین حضور در جلسات کاری اهمیت دارد. سعی کنید کاملاً صاف بر روی صندلی بنشینید. قوز کردن و خمیده بودن بر روی صندلی شما را فردی کاملاً خجالتی و فاقد اعتماد به نفس جلوه خواهد داد. همچنین گردن خود را نیز صاف نگه دارید و به روبرو نگاه کنید. اگر مدام به اطراف خیره شوید، این احساس را منتقل می‌کند که شما علاقه‌ای به حضور در جلسه ندارید یا خسته و کلافه هستید. پس در حین حضور در جلسات کاری به تمامی این موارد دقت کنید.