اهمیت پذیرایی همایش ها به بهترین شکل 

شما ممکن است در طول بازه های زمانی مختلف، اقدام‌ به برگزاری همایش های مختلفی برای دیده شدن کسب و کار خود نمایید. معمولا برگزار نمودن همایش شامل بخش های مختلفی می شود، که موجب می شوند تدارک دیدن یک ‌رویداد لاکچری و تاثیرگذار دشواری های خاص خود را داشته باشد. یکی از مهمترین بخش ها و فعالیت هایی که برای تدارک یک همایش عالی باید به آن توجه‌ کنید، پذیرایی می باشد. 

همانطور که می دانید مهمانان همایش شما ممکن است مسیر های بسیار طولانی را طی کنند و چند ساعت از وقت خود را صرف حضور در همایش شما نمایند‌. پس شما نیز می بايست با یک پذیرایی ویژه به حضار این اطمینان را دهید، که برایشان اهمیت و ارزش زیادی قائل هستید. معمولا اکثر همایش ها بالای دو ساعت به طول می انجامد. 

به همین دلیل قطعا در پایان مراسم، باید از مهمانان به خوبی پذیرایی شود تا نیاز آن ها در این مورد کاملا برطرف گردد. با این کار نشان خواهید داد که رفاه مهمانان از هر چیزی برایتان با اهمیت تر است. 

پس حتما در هر نوع رویدادی، از ماه ها قبل برای یک پذیرایی همایش لاکچری تدارک‌ ببینید. البته این که بخواهید یک پذیرایی عالی از مهمانان خود داشته باشید، قطعا هزینه های زیادی را می طلبد. 

فرض کنید در همایش شما ۵۰۰نفر مهمانان داخلی و خارجی شرکت کرده‌ اند، و قرار است رویدادتان تا ساعت ها یا حتی گاها یک‌روز کامل به طول بینجامد. حال در چنین همایشی، قطعا نیاز است که حداقل دو وعده غذا و دو میان وعده برای مهمانان خود در نظر بگیرید.

 به همین دلیل این امر هزینه های زیادی را می طلبد. اما در حالت کلی با یک پذیرایی همایش عالی، رویداد شما برای حضار به یاد ماندنی تر شده، و قطعا برای شرکت در همایش های بعدی شما نیز ترغیب خواهند شد. 

نحوه و چگونگی انجام پذیرایی همایش ها

پذیرایی همایش را چگونه انجام دهیم؟ این‌ معمولا سوالی است که دز ذهن بسیاری از افرادی که قصد دارند به زودی یک همایش با شکوه برگزار کنند، مطرح می شود. به طور کلی پذیرایی از مهمانان همایش کار نسبتا سختی نیست، اما باید برای این کار وقت زیادی صرف کنید. 

برای اینکه یک پذیرایی بی نقص داشته باشید  می بايست مراحلی را‌ انجام دهید، که در زیر به شرح آن ها پرداخته ایم:

• انتخاب نوع غذا، نوشیدنی، شیرینی و …

در درجه‌اول می بايست تعیین کنید که در همایش خود قصد دارید با چه نوع غذا و میان وعده هایی، از مهمانانتان پذیرایی کنید. اگر بتوانید چند نوع مختلف غذا و نوشیدنی را به این منظور انتخاب کنید  قطعا پذیرایی اتان با شکوه تر خواهد بود‌. اما اگر بودجه‌ محدودی برای پذیرایی همایش در اختیار دارید، تنها یک مدل غذا، نوشیدنی، میان وعده و ….انتخاب کنید، که بیشترین طرفدار را داشته، و کاملا عامه پسند باشند. 

• انتخاب مرکز تامین غذا 

حال باید انتخاب کنید که برای پذیرایی نمودن از مهمانان خود در همایش  قرار است کدام مرکز به شما کمک ‌نماید. منظور از مرکز تامین غذا همان رستوران ها یا کترینگ ها می باشند، که می توانند این کار را به بهترین شکل برایتان انجام دهند.

• جذب اسپانسر 

و می رسیم به مهمترین مرحله یعنی جذب اسپانسر! جذب نمودن اسپانسر می تواند در کاهش هزینه های همایش شما تاثیر چشمگیری داشته باشد. به همین دلیل حتما از مدت ها قبل آگهی هایی را در این خصوص منتشر کنید، تا بتوانید  در مدت زمان‌کوتاهی اسپانسر مورد نظر خود را جذب کنید. منظور از اسپانسر فرد یا مجموعه ای است که هزینه های کترینگ و تامین غذای همایش شما را انجام می دهد، و در مقابل شما نیز در رویداد خود‌ کسب و کار اسپانسر شده را تبلیغ خواهید کرد. برای مثال می توانید از یک رستوران بخواهید که به عنوان اسپانسر این‌کار را برایتان انجام دهد.

• انتخاب تایم پذیرایی و انجام آن

در مرحله بعدی باید تایم پذیرایی همایش خود را مشخص کنید. بهتر است حداقل یک ساعت را برای هر یک وعده غذایی در نظر بگیرید. اما میان وعده ها را می توانید در طول همایش، به مهمانان خود ارائه نمایید. در این تایم حتما ‌توجه داشته باشید که تمامی وعده های غذا در اسرع وقت و بدون هیچ کمی و کاستی در اختیار مهمانانتان قرار گیرند. 

برای خواندن مقاله ی ایده های تزئینی برای برگزاری سمینار اینجا را کلیک کنید.

مهمترین اصول در خصوص پذیرایی همایش و گردهمایی ها 

تا ‌اینجا دریافتیم که پذیرایی نمودن از مهمانان همایش می تواند امر بسیار مهمی تلقی شود. به همین دلیل در این خصوص می بايست به برخی اصول مهم توجه نمایید. در ادامه به این موارد مهم اشاره نموده ایم:

• برنامه ریزی 

حتما از ماه ها قبل در خصوص پذیرایی و تامین غذای رویداد خود برنامه ریزی کنید. چون این امر بسیار زمان بر بوده و باید از قبل برای انجام آن آمادگی کامل داشته باشید. 

• توجه به کیفیت غذا 

حتما دقت داشته باشید که‌ تنها پذیرایی همایش با اهمیت نیست، بلکه این کیفیت پذیرایی است که می تواند رویداد شما را به یاد ماندنی تر کند. پس حتما توجه کنید که غذاها، نوشیدنی ها و ….به بهترین کیفیت  به حضار ارائه شوند.

• داشتن خلاقیت

اگر‌می خواهید خاطره پذیرایی شما تا‌مدت ها در ذهن مهمانان باقی بماند، می بايست این کار را با نهایت خلاقیت انجام دهید. برای مثال چیدمان غذاها، نحوه پخش آن ها، تزئین میان وعده ها، بسته بندی غذا و ….همگی می توانند نشان دهنده خلاقیت شما باشند‌. پس این موارد را به بهترین شکل ممکن به انجام برسانید.

• کمک گرفتن از تیم حرفه ای 

در مرحله آخر می بايست برای پذیرایی همایش خود حتما از یک تیم حرفه ای و کاردان کمک‌ بگیرید. مجموعه ای که قرار است  مسئولیت پذیرایی همایش شما را بر عهده بگیرد، باید توانایی ارائه با کیفیت ترین انواع پذیرایی و مدیریت بحران را داشته باشد. پس مرکز تامین غذای رویداد خود را حتما با تحقیقات کامل انتخاب کنید. 

استفاده از پک پذیرایی در همایش ها و مزایای آن 

همانطور که در بالا نیز گفتیم، پذیرایی همایش به خودی خود علاوه بر هزینه های زیادی که می طلبد، می تواند امری بسیار زمان بر بوده و ممکن است روز های زیادی قبل از همایش درگیر تدارک پذیرایی برای مهمانان خود باشید. 

به همین دلیل باید تا حد امکان انجام این کار را برای خود ساده تر کنید. استفاده از پک پذیرایی می تواند پذیرایی نمودن از مهمانانتان را بسیار آسان تر کند. پک‌ پذیرایی شامل غذا، میوه، سالاد، شیرینی و ….می باشد، که به صورت یکجا و در یک بسته بندی شیک و زیبا به مهمانان شما ارائه می شود.

 استفاده از این پک ها در همایش های امروزی، بسیار ترند و ‌پرطرفدار شده است. استفاده نمودن از‌ پک پذیرایی همایش می تواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:

• پخش این پک ها بسیار آسان تر است، چون به صورت یک جا و در یک‌ مرتبه پذیرایی از مهمانان صورت می پذیرد. 
• هزینه این پک ها چون معمولا به صورت یکجا خریداری می شوند، مناسب تر می باشد. 
• با استفاده از پک های پذیرایی دیگر نگران خراب شدن شکل و طراحی غذا، دسر و …نخواهید بود.
• پک‌ های غذا معمولا ظاهری شیک و زیبا دارند.  
• برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر در خصوص برگزاری انواع همایش ها و سمینار ها با ما تماس بگیرید.