کارگروه انتشارات همایش چیست؟
همانطور که میدانید برای برگزاری یک همایش یا کنفرانس تاثیرگذار، نیاز به استفاده از متخصصان و تیمهای مختلفی خواهد بود. یکی از گروههایی که نقش مهمی در برگزاری همایش دارد، کمیته روابط عمومی میباشد. کمیته روابط عمومی بزرگترین کمیته اجرایی همایش میباشد. این کمیته تمامی ارتباطات داخلی و خارجی را برای برگزاری یک همایش خاص مدیریت میکند. برای مثال کمیته روابط عمومی برای شرکتکنندگان دعوتنامه ارسال می کند، به امور تبليغاتی رسیدگی میکند و یا به ایجاد یک نظرسنجی عالی در همایش کمک میکند. حال همین کمیته مهم نیز دارای زیرشاخههای مختلفی میباشد. یکی از زیرشاخههایی که تحت نظر کمیته روابط عمومی فعالیت می کند، کارگروه انتشارات همایش میباشد.
این کارگروه در واقع تیمی است که تمامی امور نشر و انتشار یک همایش را بهانجام میرساند. در این تیم معمولاً اعضا دارای مهارتهای گوناگونی هستند. تیم انتشارات همایش نیز مانند کمیته روابط عمومی یک مدیر دارد. کمیته روابط عمومی به تمامی اموری که توسط گروه انتشارات صورت میپذیرند، نظارت مینماید. تیم نشر و انتشار همایش نیز موظف است امور خود را به کمیته روابط عمومی گزارش دهد و از بروز هرگونه مشکلی این کمیته را آگاه سازد تا همه چیز طبق برنامه پیش برود.
شاید در ابتدا تصور کنید کارگروه انتشارات همایش وظایف مهمی ندارد و نقش خاصی در اجرای همایش ایفا نمینماید. اما اینطور نیست و امروزه تمام همایشهایی که برگزار میشوند، دارای یک گروه نشر و انتشار میباشند. این گروه وظایف بسیار مهمی را برعهده دارد و به هیچ عنوان نمیتوان نقش آن را در برگزاری یک همایش عالی نادیده گرفت.
مهمترین وظایف کارگروه انتشارات همایش
همانطور که گفته شد گروه انتشارات همایش دارای وظایف متعددی می باشد. این کارگروه برای انجام هر یک از این وظایف نیاز به بودجه دارد، که برگزار کننده همایش در اختیار او قرار خواهد داد. هر کوتاهی در انجام این وظایف از سوی گروه انتشارات، می تواند زحمات گروه های دیگر را نیز بر باد دهد. چون امور این گروه کاملا به تیم ها و کمیته های دیگر همایش مرتبط می باشد.
در زیر مهمترین و اصلیترین وظایف تیم یا کارگروه انتشارات همایش را نامبردهایم:
ایجاد جدول زمانی
همانطور که میدانید هر همایش ممکن است دارای چند بخش باشد و در روزهای مختلف برگزار گردد. به همین علت نیاز به یک برنامهریزی دقیق خواهد بود، تا بتوان روزهای برگزاری را مشخص نمود. کارگروه انتشارات همایش یک جدول زمانی ایجاد میکند تا مشخص نمودن روزهای برگزاری همایش سادهتر شود. این معمولاً اولین وظیفهای است که به این کارگروه محول میشود.
چاپ بروشور و پوسترها
یکی دیگر از وظایف کارگروه انتشارات همایش چاپ بروشور و پوسترهای تبلیغاتی میباشد. این پوسترها بهمنظور خبررسانی به مخاطب در خصوص برگزاری همایش چاپ میشوند. گروه انتشارات پس از چاپ بروشور و پوستر، وظیفه نصب و پخش آنها را نیز برعهده دارد.
چاپ آرم همایش بر روی هدایا
در هر همایشی از برخی شرکتکنندگان تقدیر میشود و به آنها هدایای تبلیغاتی اهدا میگردد. حال کارگروه انتشارات همایش وظیفه دارد که بر روی این هدایا آرم یا لوگوی همایش را چاپ کند.
چاپ کارتهای شناسايي
هریک از شرکتکنندگان برای ورود به همایش نیاز به یک کارتشناسایی اختصاصی دارند، که توسط برگزارکنندگان به آنها اهدا شده باشد. چاپ این کارتهای شناسايی نیز برعهده کارگروه انتشارات همایش میباشد.
چاپ دعوتنامهها
همانطور که گفتیم در یک همایش کمیته روابط عمومی میتواند دعوتنامههایی را از طریق ایمیل و پیامک برای شرکتکنندگان ارسال کند. اگر این دعوت نامهها چاپی باشند، چاپ آنها برعهده گروه انتشارات میباشد. گروه انتشارات موظف است این دعوتنامهها را به شکل اختصاصی چاپ نماید و لوگو و آرم همایش نیز باید به آنها اضافه شود.
چاپ و انتشار خلاصه مقالات
در هر همایشی مقالاتی تهیه میشوند و در خصوص آنها بحث و تبادل نظر میشود. کارگروه انتشارات همایش وظیفه دارد که خلاصه این مقالات را چاپ نموده و منتشر نماید. این کار بسیار مهم بوده و باید به بهترین شکل صورت پذیرد.
مزایای استفاده از کارگروه انتشارات در همایش
کمک گرفتن یا استفاده از کارگروه انتشارات همایش نیز میتواند مثل کمک گرفتن از کمیته روابط عمومی، مزایای فراوانی برای برگزارکنندگان همایش بههمراه داشته باشد. به همین علت همه سازمانها قبل از هر چیزی، به تشکیل این کارگروه میپردازند تا همه امور نشر و انتشار آنها در همایش مد نظرشان مطابق برنامهریزیهایی که دارند پیش برود.
در زیر مهمترین مزایای کمک گرفتن از گروه نشر و انتشار در همایش را نامبردهایم:
سریعتر انجام گرفتن امور
معمولاً اولین مزیت کمک گرفتن از کارگروه انتشارات همایش، میتواند سریعتر انجام گرفتن امور و جلوگیری از اتلاف وقت باشد. اگر بخواهید تمام امور چاپ و نشر را به این گروه محول کنید قطعاً امور گروههای تبلیغاتی و کمیته روابط عمومی نیز سریعتر پیش خواهند رفت. به این علت که این گروه با انجام فعالیتهای مربوط به نشر و انتشار درواقع کار را برای این دو کمیته آسانتر میکند.
جلوگیری از هدر رفت هزینه
دیگر مزیت کمک گرفتن از کارگروه انتشارات جلوگیری از هدر رفت هزینهها میباشد. این کارگروه امور مربوط به نشر و انتشار را با هزینههای بسیار پایینتری به انجام میرسانند. این در حالی است که اگر بخواهید این امور را برون سپاری کنید، باید هزینههای بسیار بالاتری را پرداخت نمایید.
ایجاد نظم
کارگروه انتشارات همایش به ایجاد نظم در برگزاری همایش نیز کمک مینماید. با کمک گرفتن از این گروه امکان خطای انسانی کاهش مییابد؛ درنتیجه همه امور مرتب و منظم پیش خواهند رفت.
