اهميت تشکیل کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش

همایش به اجتماعاتی گفته می‌شود ‌که در آن افرادی با اهداف مختلف گرد هم آمده و در خصوص موضوعاتی خاص بحث و تبادل‌نظر می‌کنند. همایش بانام دیگر کنفرانس نیز شناخته می‌شود. افرادی که در همایش حضور می‌یابند معمولاً کسانی هستند که به کسب علم علاقه فراوانی داشته و تمایل به، به‌روز نمودن دانش خوددارند. حال برگزاری یک همایش نیاز به انجام‌ امور بسیار زیادی دارد. یکی از ده‌ها اموری که به همین منظور انجام می‌شود، تشکیل کمیته‌های مختلف به‌منظور برگزاری هرچه بهتر همایش‌ها می‌باشد. برگزارکننده همایش می‌بایست کمیته‌های مختلفی را با استخدام افرادی متخصص تشکیل دهد. هر یک از این کمینه‌ها وظایف خاصی را بر عهده‌دارند، و می‌بایست آن‌ها را به‌طور دقیق انجام دهند.

برای مثال کمیته روابط عمومی یا کارگروه انتشارات یکی از همین کمیته‌ها می‌باشد که از اعضایی کاردان و باتجربه تشکیل می‌شود. حال امروزه یکی از مهم‌ترین کمیته‌هایی که برای برگزاری همایشی عالی و هدفمند نیاز به تشکیل آن خواهد بود، کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش می‌باشد. این کمیته وظیفه انجام هرگونه فعالیت تبلیغاتی که برای همایش نیاز باشد را بر عهده دارد. کمیته تبلیغات نقش بسیار مهمی دارد و کمک گرفتن از آن می‌تواند به سازمان‌ها در برگزاری یک همایش عالی بسیار کمک کند. حال شاید برایتان سوال شود که این کمیته متشکل از چه افرادی است؟ این کمیته نیز مانند هریک از کمیته‌های دیگر که امور همایش را به انجام می‌رسانند، دارای یک مدیر و تعدادی عضو می‌باشد.

اعضای این کمیته معمولاً مدیران تبلیغات، بازاریابان، مشاوران تبلیغات می‌باشند.  کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش می‌بایست ماه‌ها قبل از تاریخ برگزاری همایش تشکیل گردد. برگزارکنندگان وظیفه‌دارند در خصوص اهداف همایش با اعضای این کمیته صحبت کنند. این کار موجب می‌شود که اعضای این کمیته با درک اهداف همایش، به وظایف خود بهتر عمل کنند.‌

وظایف کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش

کمیته تبلیغات همایش وظایف متعدد و گوناگونی بر عهده دارد. به هر یک از اعضای این کمیته وظایف خاصی محول می‌شود که باید به بهترین شکل انجام گیرند. در زیر مهم‌ترین وظایف کمیته تبلیغات در همایش را نام‌برده‌ایم:

• تهیه و آماده‌سازی تبلیغات همایش

منظور از تهیه و آماده‌سازی تبلیغات همایش انجام اموری مثل ضبط تیزرهای تبلیغاتی، چاپ پوسترهای تبلیغاتی، نگارش متون تبلیغی و …. که مربوط به همایش هستند می‌باشد. ‌کمیته تبلیغات این امور را چند ماه قبل انجام می‌دهد تا بتواند با برنامه‌ریزی کامل تبلیغات مؤثرتری انجام دهد.

• انتخاب پلتفرم تبلیغات

کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش پلتفرمی که قرار است تبلیغات آماده‌شده در آن به نمایش درآید را نیز، انتخاب می‌کند. اما ارتباط با مدیران این پلتفرم‌ها و انتشار تبلیغات در آن‌ها از وظایف کارگروه انتشارات و کمیته روابط عمومی می‌باشند.

• اطلاع‌رسانی‌های مربوط به همایش

این کمیته همان‌طور که از نامش مشخص است تمام اطلاع‌رسانی‌های مربوط به همایش را نیز انجام می‌دهد. برای مثال این کمیته وظیفه دارد که به شرکت‌کنندگان تاریخ و مکان برگزاری همایش را از مدت‌ها قبل اطلاع دهد. این کمیته برای انجام این کار از بسیاری از رسانه‌های اجتماعی استفاده خواهد کرد.

• طراحی استراتژی تبلیغاتی

این‌ کمیته علاوه بر ضبط و آماده‌سازی تبلیغات، وظیفه طراحی استراتژی برای انتشار آن‌ها را نیز بر عهده دارد. این کار معمولاً توسط افراد متخصص درزمینهٔ مارکتینگ و مدیران تبلیغاتی این کمیته صورت می‌پذیرد. کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش باید برنامه‌ریزی دقیقی برای امور تبلیغاتی داشته، تا این امور بهترین بازدهی و نتیجه را داشته باشند.

مهم‌ترین مزیت تشکیل کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی در همایش‌ها  

تشکیل و کمک گرفتن از کمیته تبلیغات در همایش می‌تواند مزایای فراوانی برای برگزارکنندگان به همراه داشته باشد. به همین دلیل است که امروزه در هر همایشی تشکیل این کمیته جزو اولویت‌های اول می‌باشد. حال شاید برایتان سوال شود مهم‌ترین مزیت تشکیل این کمیته چیست؟ مهم‌ترین مزیت کمک گرفتن از این کمیته صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌باشد.

همچنین این کمیته امور تبليغاتي را بانظم بسیار زیادی به انجام می‌رساند و نتیجه بهتری حاصل خواهد شد. به همین علت هر همایشی با هر موضوع و اهدافی، قطعاً نیاز به تشکیل کمیته تبلیغات و اطلاع‌رسانی همایش خواهد داشت.