آیا برای برگزاری همایش مشکلدارید؟
همایشها به منظورهای متفاوتی شکل میگیرند و اهداف متفاوتی را دنبال میکنند. چالشهای رایج محل کار یا بیبرنامه بودن در طی پروسهی برگزاری همایش میتواند مانع از برگزاری یک جلسه موفق و سازنده شود. برخورد با موانع اغلب ایجاد میشود و چالشهای مشترکی را در محل کار ایجاد میکند که نیاز به میانجیگری دارد.
برگزاری همایشها و کنفرانسها پروسهای بسیار استرسزا است. مشکلات و بینظمیهایی که ممکن است در طول همایش به وجود بیایند باعث ایجاد استرس و نگرانی در مسئول برگزارکنندهی آن میشود. بنابراین، بهتر است در اینگونه شرایط از مجموعههای برگزارکننده همایش که تجربهی بیشتری دارند، کمک گرفته شود. در این مقاله در رابطه با مشکلات برگزاری همایش و راههای رفع آنها خواهیم گفت.
دلایل برگزاری همایش
هدف از برگزاری کنفرانس ممکن است به دلایل مختلفی باشد. یک کنفرانس میتواند یک رویداد کوچک و صمیمی یا یک رویداد بزرگ باشد که نیازمند ماهها برنامهریزی است. کنفرانسها و همایشها به دلایل مختلفی برگزار میشوند، عدم توجه به دلایل اصلی و هماهنگی بر اساس آنها از علل اصلی مشکلات برگزاری همایش است. در اینجا چند دلیل برای برگزاری کنفرانس را در یک شرکت بررسی میکنیم:
ایجاد روحیه
دورهم جمعکردن کارکنان خود برای یک رویداد تیم سازی، راه بسیار خوبی برای ایجاد روحیه افراد و تشویق ارتباط مؤثر بین کارمندان است. همچنین میتوان از کنفرانس و همایش بهعنوان وسیلهای برای شناسایی مهارتهای رهبری استفاده کرد.
زمانی که شرکتی تحت تغییرات بزرگی قرار دارد، مانند ادغام شرکت یا ارتقاء فناوری، بهتر است کنفرانس یا جلسهای برای اطلاعرسانی به کارکنان برگزار کنید.
حل یک مشکل
ممکن است برای بحث در مورد راهحلهای مختلف برای یک مشکل شرکت، نیاز به برگزاری یک کنفرانس کوچک داشته باشید. باوجود اینکه مشکلات برگزاری همایش بسیار زیاد است اما میتوانید کارکنان را به گروههایی تقسیم کنید و هر گروه میتواند راهحل خود را ارائه دهد.
تبادل اطلاعات
شما میتوانید کنفرانسی را برای اشتراکگذاری و تبادل اطلاعات در مورد یک موضوع خاص برگزار کنید. کنفرانس یک پلتفرم عالی برای به اشتراک گذاشتن نتایج مطالعات جدید و بهروز نگهداشتن تمام متخصصان در آن زمینه است.
شروع و بررسی سیاستها
اینیک دلیل مهم و محبوب برای برگزاری یک کنفرانس است. هرسال، سیاستهای شرکت باید بازنگری شود و در صورت لزوم، سیاستهای جدید ایجاد شود. این گاهی اوقات میتواند یک کار دشوار باشد، بنابراین چه راهی بهتر از برگزاری کنفرانسی اختصاص دادهشده به “سیاستهای شرکت”؟
راهاندازی محصول
این همیشه یک دلیل عالی برای برگزاری یک کنفرانس است. همه شرکتها یا مشتریانی را که وارد بازار هدف شما میشوند دعوت کنید و راهاندازی محصول را با اطلاعات مفیدی که میتوانید در اختیار آنها قرار دهید، ترکیب کنید.
توسعه استراتژی سالانه
همچنین شما میتوانید به کنفرانسی بروید و زمانی را صرف توسعه استراتژی کسبوکار خود برای سال بعد کنید.
طوفان فکری و ایده پردازی: ایدههای عالی برای کسبوکار خود ایجاد کنید، ایدههایی که برای بازاریابی، محصولات یا خدماتی که میتوانید ارائه دهید طراحیشدهاند. برگزاری کنفرانسی که به ایده پردازی اختصاص دادهشده است، قطعاً ارزشمند خواهد بود.
نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش
مشکلات غیرمنتظره در برگزاری همایش
تخمین گنجایش سالن همایش
سالن همایشی که شما برای ارائهی کنفرانس خود انتخاب میکنید باید گنجایش کافی برای مهمانان را داشته باشد. منظور از گنجایش کافی این است که سالن همایش خالی باقی نماند اما همچنین بهقدری پر نشود که مهمانان مجبور شوند ایستاده به سخنرانی گوش بدهند.
ازکارافتادن ابزارهای موردنیاز برای همایش
حتماً شما همبارها ازکارافتادن سیستم تهویه، سیستم نوردهی، پروژکتور، لپ تاب و… را تجربه کردهاید. در این حالت شنوندگان در محیطی قرار میگیرند که در آن راحت نیستند و توجهی به سخنان شما نخواهند داشت. بهتر است از قبل تمامی این سیستمها را چک کنید و در صورت وجود مشکل قبل از برگزاری همایش آن را برطرف کنید.
بیتوجهی مخاطبان
برخی از همایشها بهقدری کسلکننده هستند که مخاطب اصلاً به سخنران گوش نمیدهد و کاملاً به وی بیتوجه است. از دلایل این امر میتوان به تسلط کم سخنران یا تن صدای نامناسب اشاره کرد. برای برطرف کردن این پیشنهاد میکنیم که از مشارکت حضار در بحثها بهره ببرید.
دکوراسیون نامناسب
ازجمله عواملی که سبب میشود مخاطبان جذب سخنرانی شما شوند دکوراسیون مناسب است. دکوراسیون شلوغ باعث حواسپرتی و دکوراسیون خیلی ساده باعث بیعلاقگی مخاطبان میشود. طرح دکوراسیون و ترکیب رنگ آن باید متناسب با موضوع سخنرانی شما باشد.
مدیریت زمان
از مهمترین مشکلات برگزاری همایش که باعث بیتوجهی و خستگی مخاطب میشود مدیریت نادرست زمان است. سخنران باید یک تایمر در اختیار داشته باشد و از قبل برنامه زمانبندی مشخصی را تهیهکرده باشد و بهموقع مباحث را جمعبندی کند.
پذیرایی
از محبوبترین بخشهای یک همایش، پذیرایی است. اگر در همایش خود از غذا، میوه یا چای استفاده میکنید باید از قبل تعداد حضار در جلسه را تخمین بزنید. درصورتیکه کیفیت پذیرایی شما کم باشد یا به همهی افراد حاضر نرسد باعث نارضایتی افراد خواهد شد.
مزایای برگزاری یک همایش
با وجود مشکلات برگزاری همایش، دلایل بیشماری برای شرکت در یک کنفرانس وجود دارد! در اینجا به بررسی برخی از این دلایل خواهیم پرداخت:
- در مورد نسخه اولیه آخرین کار خود بازخورد دریافت میکنید: ارائه در یک کنفرانس میتواند اعصابخردکن باشد، اما اگر این کار را انجام دهید، یک مزیت بزرگ کنفرانسها را به دست خواهید آورد: فرصت دریافت بازخورد از کارشناسان در مورد نسخههای اولیه کارتان.
- با افراد دیگر در حوزه کاری خود آشنا میشوید: یکی از بزرگترین مزایای شرکت در یک کنفرانس، آشنایی با افراد دیگر در حوزه کاری شما است. ممکن است به مشاوره از یک متخصص درزمینهٔ ی دیگری نیاز داشته باشید، یا بخواهید از کسی بخواهید که بیاید و در موسسه شما صحبت کند و اینزمانی آسانتر است که شما شبکهای برای ارتباط با آن داشته باشید.
- در مورد آخرین تحقیقات میشنوید: اگر میخواهید در مورد آخرین یافتههای حوزه کاری خود قبل از انتشار در مجلات بدانید، کنفرانس مکانی مناسب است. بسیاری از محققان یافتههای اولیه یا کارهایی را که هنوز در یک کنفرانس منتشرنشده است ارائه میدهند.
- ارائه و مهارتهای ارتباطی خود را بهبود میبخشید: در دانشگاه یا پژوهش، مهارتهای شما در ارائه و ارتباطات اهمیت ویژهای دارند. خوشبختانه کنفرانسها این فرصت را به شما میدهند که این مهارتها را تمرین کنید.
- از یک مکان جدید دیدن میکنید و لذت میبرید: درنهایت، نباید نادیده گرفت که شرکت در یک کنفرانس سرگرمکننده خوبی است! اگرچه یک کنفرانس بدون تردید بیشتر یک رویداد کاری است تا یک رویداد تفریحی، اما هنوز هم میتواند لذتبخش باشد.
- در بحثهای سطح بالا شرکت کرده و ایدههای خود را اصلاح میکنید: گوش دادن و شرکت در بحثهای پرجنبوجوش در کنفرانسها میتواند به شما ایدههای جدیدی بدهد.
- تقویت CV شما: شرکت در یک کنفرانس قطعاً چیزی است که باید در رزومه شما وجود داشته باشد.
جمعبندی
اگر همایش شما بهصورت حضوری یا حتی آنلاین برگزار شود باید هرلحظه انتظار اتفاقی غیرمنتظره و بروز مشکلات برگزاری همایش را داشته باشید. این مشکلات حواس سخنران را پرت میکنند و باعث ایجاد استرس در عوامل برگزارکننده و در آخر باعث نارضایتی حضار و شنوندگان میشوند.
شما بهعنوان برگزارکنندهی یک همایش باید قبل از شروع، تمامی جوانب را بسنجید، تمامی ابزارهای لازم را تست کنید و در آخر از سلامت آنها اطمینان حاصل کنید تا در حین همایش اختلالی به وجود نیاید؛ اما معمولاً تمامی این کارها بسیار وقتگیر است و نیازمند تجربه است.
مجموعهی همایش پردازان البرز باتجربهی دهها همایش و کنفرانس در سطح ملی و بینالمللی ازجمله باتجربهترین شرکتها در این زمینه است که شما میتوانید با اطمینان خاطر برگزاری همایشهای خود را به این مجموعه بسپارید. نیروهای این شرکت کاملاً مجرب و متعهد هستند و شما نگرانی و استرس در رابطه باوجود مشکل یا وقفه در همایش خود را نخواهید داشت.
