نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش
در این مقاله قصد داریم مطالبی را درمورد نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش بیان کنیم؛ اینکه نرمافزارهای برگزاری یک همایش چه هستند؟ چه ویژگیهایی دارند؟ و چه انواعی دارند؟ و هر نوع آنچه خدماتی را به کاربران ارائه میدهد؟ پس در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
چگونه از نرم افزار ها برای ضبط همایش استفاده کنیم؟
نرمافزار برگزاری همایش
تمامی کسانی که همایش برگزار میکنند، براین موضوع واقف هستند که این کار، بسیار زمانبر و انرژی بر است؛ درواقع دریافت مقالات و داروی آنها، طراحی سایت همایش، ثبتنام شرکتکنندگان، صدور کارت و گواهی، اطلاعرسانی به کاربران، ثبتنام کارگاهها، فروش غرفهها و اسکان شرکتکنندگان ازجمله کارهایی است که باید برای برگزاری یک همایش انجام شود.
انجام کارهای فوق بهصورت سنتی باعث میشود که برگزارکننده همایش در وهله اول از اهداف خود دور شود و زمان زیادی را از دست بدهد و همچنین هزینههای زیادی بر آن تحمیل شود.
باوجوداین مسائل، راهحل چیست؟ آیا میتوان این کارها را به طریقی آسانتر انجام داد؟ جواب این سؤال، بله است! امروزه در این زمینه، نرمافزارهای برگزاری همایش زیادی طراحیشدهاند که کار را برای هیات اجرایی یک همایش تسهیل کردهاند.
همانطور که در ابتدا گفته شد، هدف از نگارش این مقاله آشنایی با نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش است و توصیه ما این است که اطلاعت این مقاله را بهخوبی مطالعه کنید و استفاده مناسب را از آن ببرید.
نحوه برگزاری همایش آنلاین چگونه است؟
انواع نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش
در این قسمت سعی داریم تعدادی از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش را به شما معرفی کنیم. برای هر نرمافزار اطلاعات لازم و مختصری ارائه میگردد تا بامطالعه و مقایسه آنها و متناسب با شرایط خودتان، بهترین گزینه ممکن را برای مدیریت امور یک همایش انتخاب کنید.
نرمافزارهای برگزاری همایش موردبررسی در این مقاله عبارتاند از:
- نرمافزار مدیریت همایش هما
- نرمافزار مدیریت و داروی همایش نگار
- نرمافزار مديريت الکترونيک دبيرخانه آتنا همايش
- نرمافزار مدیریت سالن آتنا همایش
- نرمافزار کنترل تردد افق فراویژن
نرمافزار مدیریت همایش هما
هما، یک نرمافزار برگزاری همایش است که امکان انجام کارهای مختلف یک همایش ازجمله دریافت مقالات، طراحی سایت همایش، ثبتنام شرکتکنندگان و کارگاهها و… را بهصورت آنلاین فراهم میکند و بهاینترتیب باعث میشود تا برگزارکننده یک همایش وقت بیشتری را برای انجام امور مربوط به همایش داشته باشد که نهایتاً منجر به افزایش کیفیت همایش و کاهش هزینههای مصرفی میشود.
با نصب نرمافزار برگزاری همایش هما، سایت هما هم برای افراد ایجاد میشود و دیگر نیازی به طراحی وبسایت وجود ندارد. مزیت دیگر این نرمافزار و کلیه نرمافزارهای برگزاری همایش این است که کلیه گزارشات مربوط به پرداخت وجوه همایش و اطلاعات لازم برای برگزاری و مقالات و داوری آنها و…بهراحتی در اختیار مجریان همایش قرار میدهند و آنها نیز میتوانند اخبار و اطلاعیهها،رزروها،مقالات و اخبار را با یک کلیک بهراحتی در اختیار کاربران و ثبتنام کنندگان قرار دهند.
نرمافزار مدیریت و داوری همایش نگار
یکی دیگر از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش، نرمافزار نگار است. ابتداییترین امکانی که این نرمافزار در اختیار شما قرار میدهد طراحی یک وبسایت با محیط کاربری ساده برای انجام امور مربوط به همایش است. وبسایتی که توسط نرمافزار مدیریت و برگزاری همایش نگار طراحی میشود امکانات و صفحات بسیار کاربردیای را در اختیار کاربران قرار میدهد که برخی از این موارد شامل صفحه مربوط به اخبار و اطلاعیهها، صفحه گالری تصاویر و پوستر همایش، تاریخهای مهم، صفحه کادر اجرایی و مهمانان ویژه و داوران، اطلاعات محل برگزاری همایش و لیست هتلهای شهر، صفحه مربوط به اطلاعات شهر محل برگزاری و مکانهای دیدنی، صفحه فایلها و آمار و بازدید و… میشود.
امکانات و خدمات نرمافزار مدیریت و داوری همایش نگار
امکانات وبسایت طراحیشده توسط این نرمافزار برگزاری همایش بهقدری زیاد است که پر کردن تمام موارد آنگاه بسیار زمانبر است و شاید این مورد را بتوان بهعنوان تنها عیب این سایت دانست! درحالیکه برای حل این مشکل هم تدبیری اندیشه شده است. در صفحه کاربری این سایت قسمتی با عنوان “مدیریت منو” طراحیشده است. استفاده از این گزینه، این امکان را به مدیر سایت میدهد تا صفحات اضافی که مورداستفاده قرار نمیگیرند را حذف کند و این صفحات در سایت نمایش داده نشوند.
از دیگر مزیتهای این سیستم میتوان ممنوعیت ثبتنام افراد تکراری را نام برد؛ زیرا این سایت بهگونهای طراحیشده است که احتمال ثبتنام افراد تکراری را به صفر میرساند. همچنین هنگام ثبتنام در سایت، نام کاربری و رمز عبوری به کاربر داده میشود و کاربر بعدازآن میتواند با استفاده از نام کاربری و رمز عبور وارد کارتابل خود در سایت شود .
سایر ویژگیهایی که میتوان درمورد این سایت بیان کرد این است که کاربران میتوانند در هنگام ثبت مقاله، چکیده مقاله را ثبت کنند و به آنها مهلت داده میشود تا موعد معین اصل مقاله خود را بر روی سایت بارگذاری کنند. بهطورکلی نرمافزار مدیریت همایش هما، یکی از نرمافزارهای ضروری برای برگزاری همایش است که امکانات بسیار زیادی را در اختیار کاربران و مجریان همایش قرار میدهد که توضیح همگی آنها در این مقاله نمیگنجد اما بهطور خلاصه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
امکان رهگیری مقالات توسط کاربران
تغییر وضعیت برخی از مقالات توسط مدیریت همایش
داوری آنلاین مقالات دریافتی
امکان ارجاع مقاله به چند داور (داوری گروهی)
کارتابل داوران و شرکتکنندگان
نرمافزار مديريت الکترونيک دبيرخانه آتنا همايش
یکی دیگر از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش، نرمافزارهای گروه آتنا همایش است؛ که ارتباط بین کاربران و دبیرخانه و داوران را در محیطی ساده و تحت وب فراهم میکند و اطلاعرسانیهای لازم را با ابزارهایی مثل ایمیل و پیامک در سریعترین زمان ممکن فراهم میسازد.
از ویژگیهای این نرمافزار میتوان به تعریف انواع ارائه مقالات، تعریف انواع حضور در همایش، تعریف محور و زیرمحورهای ارسال مقالات در هر مرحله، امکان ویرایش پیامک و ایمیلهای ارسالی، امکان پرداخت هزینهها توسط درگاه پرداخت الکترونيک و… اشاره کرد.
نرمافزار مدیریت سالن همایش آتنا همایش
یکی دیگر از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش، نرمافزار مدیریت سالن همایش آتنا همایش میباشد که امکان مدیریت و کنترل حضور شرکتکنندگان و میزان بهرهمندی هریک از امکانات همایش را مشخص میکند و بدین ترتیب مدیریت منابع در روز همایش بهخوبی صورت میگیرد و گروه اجرایی از وضعیت حضور شرکتکنندگان مطلع میگردد.
نحوه دریافت اطلاعات از کاربران، از طریق بارکد و با سرعت قابل قبولی صورت میگیرد. همچنین امکان ثبتنام در همایش در محل ورودی وجود دارد؛ به این صورت که توسط دوربین متصل به سیستم از افراد عکسبرداری میشود و کارت ورود برای افراد چاپ میشود.
نرمافزار کنترل تردد افق فراویژن
نرمافزار کنترل تردد افق فراویژن، آخرین نرمافزار برگزاری همایش است که در این مقاله راجع به آن صحبت میکنیم. همانطور که در مورد نرمافزارهای قبلی گفته شد، این مورد نیز از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش است که از مصادیق کاربرد آن میتوان صدور کارت مهمانان حضوری همایش، تحویل هدایای مهمانان و کنترل تعداد هدایا، کنترل تردد مهمانان مجوز دار به کارگاههای آموزشی و کلاسهای خاص در همایش اشاره کرد.
در این مقاله ابتدا توضیحی درمورد نرمافزار برگزاری همایش ارائه کردیم. سپس مواردی از نرمافزارهای لازم برای برگزاری همایش را نام بردیم و در ادامه در سرتیترهای مجزایی آنها را توضیح دادیم و ویژگیهای هریک را بهاختصار مشخص نمودیم.
برای برگزاری صفرتا صد انواع همایش ایونت و یا افتتاحیه میتوانید با گروه همایش پردازان البرز تماس بگیرید .
