مهمترین نکات در خصوص بهبود جلسات آنلاین
در سه سال اخیر با شیوع ویروس منحوس کرونا، بسیاری از کسبوکارها روال فعالیت خود را بهصورت دورکاری آغاز کردهاند. چراکه دور کار بودن، میتواند چرخه گسترش ویروس را قطع نماید، واصلیترین هدف این کار حفظ سلامت کارکنان هست. امروزه برگزاری جلسات آنلاین، به روالی عادی و مرسوم در سازمانها، شرکتها، آموزشگاهها، مدارس و….تبدیلشده است. برگزار نمودن چنین جلساتی به شما این امکان را میدهد، که بدون هیچگونه محدودیت جغرافیایی با مخاطبان خود ارتباط برقرار کنید. بهعنوانمثال وبینار را میتوان نوعی جلسه آنلاين دانست، که بهواسطه آن میتوانید کسبوکار خود را به هزاران نفر معرفی کنید.
حال گرچه جلسات آنلاین در پیشبرد اهداف یک سازمان یا بیزینس، نقش بسیار حیاتی دارند، اما مهمترین مسئله تأثیرگذاری آنها میباشد. اگر این جلسات نتوانند تأثیرگذاری کافی بر روی شرکتکنندگان داشته باشند، قطعاً در تحقق اهداف شما نیز کارساز نخواهند بود. به همین دلیل امروزه بسیاری از سازمانها به دنبال راهکارهایی برای بهبود جلسات آنلاین هستند. برای بهبود و تأثیرگذاری هرچه بیشتر این جلسات میبایست به برخی نکات مهم توجه نمایید. این نکات را در زیر ذکر نمودهایم:
در همان ابتدا یخ افراد را بشکنید!
شاید از خواندن جمله بالا تعجب کرده باشید، اما شما باید کاملاً مطابق همین جمله نقش یخشکن داشته باشید. معمولاً شرکتکنندگان در جلسه آنلاین، تا زمانی که از آنها سؤال پرسیده نشود، مشارکت نمیکنند. یا اینکه درصد مشارکت آنها بسیار کم است. پس شما باید فضای جدی و رسمی جلسه آنلاین خود را به فضایی صمیمی و دوستانه تبدیل کرده و جوی مثبت ایجاد کنید. اینگونه موانع اجتماعی شکسته شده، و مخاطبان علاقه بیشتری به تعامل با یکدیگر خواهند داشت، و همین موجب بهبود جلسات آنلاین خواهد شد.
پس به زبان ساده، در همان ابتدا فضای جلسه را گرمکنید. شما میتوانید با چند نفر از اعضای شرکتکننده صحبت نموده و با لحنی صمیمی و دوستانه از آنها سؤالاتی بپرسید. یا حتی میتوانید از آنها بخواهید از شما سؤال کنند. اینگونه رفتهرفته جو جلسه صمیمیتر میشود.
سخنرانی کوتاه و تأثیرگذار داشته باشید
یکی دیگر از مهمترین نکات جهت بهبود جلسات آنلاین ارائه سخنرانی کوتاه، مفید و تأثیرگذار است. برخی از افراد تصور میکنند، که چون جلسه آنلاین بوده و مخاطب حضور فیزیکی ندارد، میتوانند هرچقدر که بخواهند صحبت کنند و هیچ منعی وجود ندارد.
اما واقعیت این است که مخاطبان از سخنرانیهای طولانی و پیچیده خسته شده، و همین مسئله میتواند کیفیت جلسه آنلاین شمارا کاهش دهد. پس برای بهبود و ارتفاع سطح جلسات خود، بهتر است سخنرانی بسیار کوتاهی که تنها موارد مهم در آن بیان شوند را، به شرکتکنندگان ارائه دهید.
برنامهریزی را فراموش نکنید
نکته سوم جهت بهبود جلسات آنلاین برنامهریزی نمودن هست. اگر میخواهید جلسه آنلاین شما بهرهوری کافی داشته باشد، بههیچعنوان نباید بدون برنامه عمل کنید. چون این کار موجب بر هم خوردن نظم جلسه شما شده، و انجام امور را دشوارتر میکند. پس از یک ماه قبل در خصوص تمام مراحل جلسه خود و اقداماتی که نیاز است انجام دهید، یک برنامهریزی اصولی انجام دهید.
نظرسنجی کنید
و حالا میرسیم به مهمترین نکتهای که میتواند، در بهبود جلسات آنلاین بسیار کمککننده باشد. برای انجام این کار پایان هر جلسه سؤالاتی از مخاطبان خود پرسیده و در خصوص پاسخ آنها تأملکنید. این سؤالات باید مواردی مثال کدام بخش جلسه را بیشتر دوست داشتید؟ کدام بخش جلسه برایتان جذابیت لازم را نداشت؟ از دیدگاه شما چه قسمتی از جلسه باید حذف شود؟ پیشنهادی برای بهبود جلسات ما دارید؟ پس از دریافت پاسخها، شما میتوانید تا حد زیادی به نواقص و مشکلاتی که وجود دارند پی ببرید.
درنتیجه با این ترفند میتوانید هم نقاط ضعف خود را از بین ببرید، و هم نقاط قوتتان را تقویت کنید، که نتیجه آن قطعاً بهبود جلسات آنلاین شما خواهد بود.
از یک نرمافزار مخصوص استفاده کنید
حتماً برای برگزاری جلسات خود از یک نرمافزار مخصوص استفاده نموده تا بتوانید کیفیت آنها را بهبود بخشید. نرمافزارهای زیادی وجود دارند، که میتوانند در این مورد به شما بسیار کمک کنند. در درجه اول این نرمافزارها مکالمات شما هنگام جلسه را مدیریت میکنند، پیام شرکتکنندگان را ثبت مینمایند، و دهها خدمات مختلف دیگر به شما ارائه میکنند. شما میتوانید مدتها قبل از تاریخ جلسه از یک متخصص حرفهای بخواهید که، یک نرمافزار اختصاصی برای جلسات شما طراحی کند.
اما اگر برای طراحی نرمافزار و بهبود جلسات آنلاین بودجه کافی در اختیار ندارید، بازهم جای نگرانی نیست. چراکه بسیاری از نرمافزارهای کارآمد مخصوص جلسه آنلاین، بهصورت رایگان نیز در دسترس خواهند بود.
تجهیزات خود را تکمیل کنید
برای برگزاری یک جلسه آنلاین عالی و تأثیرگذار قطعه نیاز به تجهیزات کاملی ازجمله اینترنت پرسرعت، لپتاپ حرفهای، هست، تخته وایت برد، پروژکتور و …..خواهد بود. شما نباید در روز جلسه با بحران کمبود تجهیزات روبرو شوید، چون در روز برگزاری شما تایمی برای تأمین آنها نخواهید داشت. پس حتماً از یک هفته قبل تجهیزات موردنیاز خود را تکمیل نموده، و در ساعات نهایی قبل از برگزاری نیز، سلامت و کارکرد آنها را مجدداً چک کنید.
همچنین برای بهبود جلسات آنلاین سعی کنید از بهترین و باکیفیتترین لوازم و تجهیزات استفاده کنید، تا از بروز مشکلات احتمالی مثل قطع شدن جریان اینترنت، قطعی یا مشکلات صدا، عدم وجود تصویر و اختلالات اینچنینی جلوگیری کنید.
