چرا انتخاب زمان مناسب برای برگزاری گردهمایی اهمیت دارد؟
برای برگزاری یک همایش عالی، نیاز به تهیه یک چکلیست کامل خواهد بود. این چک لیست تمام اقدامات مربوط به همایش از کترینگ و اجاره سالن گرفته، تا تبلیغات و بازاریابی را شامل میشود. حال یکی از بخشهای مهمی که طبق چک لیست همایش باید به آن توجه کنید، زمان برگزاری گردهمایی میباشد. انتخاب زمان مناسب برای همایش بسیار حائز اهمیت است. اگر زمان مناسبی برای همایش خود انتخاب نکرده باشید، ممکن است بسیاری از مخاطبان قادر به شرکت در گردهمایی شما نباشند.
بلعکس اگر برنامه زمانبندی همایش شما به شکل اصولی انجامگرفته باشد شاهد حضور گسترده مخاطبان خود خواهید بود. بهاینعلت که اگر تاریخ همایش به شکل اصولی تعیین گردد، مهمانان علاقه و تمایل بیشتری برای شرکت در آن خواهند داشت. انتخاب زمان مناسب برای همایش کار دشواری نخواهد بود. برای این کار تنها کافی است به برخی معیارهای مهم توجه نمایید، و از افراد متخصص در این زمینه مشاوره دریافت کنید.
مهمترین معیارها هنگام انتخاب زمان برگزاری گردهمایی
زمان برگزاری همایش یا گردهمایی باید بر اساس برخی معیارها تعیین شود. چون اینگونه میتوانید زمان بهتری را برای این کار انتخاب نمایید و شاهد حضور پرشور مخاطبان کسبوکارتان در سالن همایش باشید. در زیر به این معیارهای مهم اشاره نمودهایم:
توجه به رفاه حال شرکتکنندگان
اولین معیاری که در نظرگیری آن فوقالعاده حائز اهمیت است، توجه به رفاه حال شرکتکنندگان میباشد. همانطور که میدانید اکثر افرادی که در همایشهای مختلف شرکت میکنند، اشخاصی میباشند که برنامه کاری سنگین و فوقالعاده شلوغی دارند. به همین علت باید تاریخ همایش بهگونهای باشد که آنها بتوانند برای شرکت در آن برنامهریزی کنند. درنتیجه به تقویم نگاه کنید و تاریخی را انتخاب نمایید، که در آن تایم، شرکتکنندگان آسانتر بتوانند شرکت در گردهمایی شمارا در برنامه خود جای دهند. بهعنوانمثال اگر قصد دارید یک همایش علمی برای دانشجویان برگزار کنید، باید روزهای فراغت دانشجویان که در آن زمان کمکارتر هستند را برای زمان همایش در نظر بگیرید. حال اگر درست زمانی که دانشجویان در دوران امتحانات خود هستند بخواهید همایش برگزار کنید، قطعاً درصد بسیار کمی از آنها در گردهمایی شما شرکت خواهند کرد. پس قبل از هر چیزی در انتخاب زمان برگزاری گردهمایی راحتی مهمانان خود را در نظر بگیرید.
توجه به مناسبتهای خاص
مناسبتهای خاص میتوانند بهترین زمان برای برگزاری همایش شما باشند. برای مثال روز ۱۹ آبان در کشور ما بهعنوان روز علم نامگذاری شده است. حال اگر در این روز خاص یک همایش علمی برگزار کنید، حتماً برای مخاطبان شما جذابیت بیشتری خواهد داشت. پس به مناسبتهای خاص در تقویم توجه نمایید.
عدم همزمانی با همایشهای مشابه
در طول سال دهها همایش مختلف در سطح کشور برگزار میشوند، که ممکن است موضوع آنها با گردهمایی شما مشابه باشد. حال اگر گردهمایی شما با این همایشها همزمان باشد، ممکن است برخی از مخاطبان شرکت در آنها را به گردهمایی شما ترجیح دهند، که این میتواند علتهای مختلفی داشته باشد. پس برای جلوگیری از این اتفاق زمان برگزاری گردهمایی شما نباید، با این همایشها یکی باشد.
عدم همزمانی با تعطیلات
شاید با خود تصور کنید که چون حضار همایش معمولاً برنامه کاری فشردهای دارند، بهتر است در روزهای تعطیل همایش خود را برگزار کنید، تا تعداد شرکتکنندگان بیشتر شود. البته این مسئله دور از ذهن نیز نبوده و این امکان وجود دارد که برای برخی افراد تعطیلات زمان مناسبتری برای شرکت در یک گردهمایی باشد. اما اکثر شرکتکنندگان نیز ترجیح میدهند در روزهای تعطیل به استراحت و تفریح بپردازند و در روزهای غیر تعطیل که ذهن بازتری دارند در گردهماییها شرکت کنند. پس بهتر است زمان تعطیلات را برای این کار در نظر نگیرید. البته بازهم باید در خصوص این مسئله، از مخاطبان خود شناخت بیشتری داشته باشید تا بتوانید بهتر تصمیمگیری کنید.
محبوبترین ماهها در ایران برای برگزاری گردهمایی
انتخاب ماه مناسب برای برگزاری گردهمایی بسیار مهم است. چون اگر زمان برگزاری گردهمایی در ماه خاصی باشد، ممکن است شرکت کنندگان برای شرکت در آن بیشتر ترغیب شوند. حال محبوبترین و بهترین ماهها در ایران برای برگزاری همایش کدماند؟ پاسخ این سوال را سیویلیکا ارائه داده است. سیویلیکا پایگاه استنادی همایشهای علمی و پژوهشی کشور میباشد. طبق آماری که توسط سیویلیکا ارائهشده است، اسفند و فروردین بهترین ماهها برای برگزاری گردهمایی در کشور میباشند. در این ماهها بیشترین تعداد همایش برگزار میشود. بعدازاین ماهها، آبان، مهر و آذر نیز بیشترین تعداد کنفرانس را دارند.
این در حالی است که در ماههای فرودین و شهریور کمترین تعداد همایش برگزار میشوند. درنتیجه بهتر است زمان برگزاری گردهمایی شما در ماههای اسفند یا اردیبهشت باشد. دلیل آنهم کاملاً واضح است. فروردین به علت همزمانی با عید نوروز، ایام تعطیلات مردم میباشد. شهریور نیز چون مصادف با اواخر تابستان است، زمان سفرهای تابستانه است. خرداد هم ماه امتحانات بوده و معمولاً مخاطبان شما در این ماه بسیار برنامه کاری فشردهای دارند. این در حالی است که در اردیبهشت خبری از تعطیلات نیست، دانشگاهها تازه بازگشایی میشوند، و آبوهوا فوقالعاده معتدل و دلپذیر است. در ماه اسفند نیز دوره امتحانات به پایان رسیده است. پس بهترین زمان برگزاری گردهمایی عالی و باشکوه همین دو ماه میباشند.
