کترینگ با تشریفات همایش چیست؟
حتماً شما نیز بارها نام واژه کترینگ را شنیدهاید.معنی کترینگ طبخ غذا درمحلی و سرو آن درمکانی دیگر میباشد. این واژه درواقع همان تشریفات پذیرایی همایش میباشد.اکثر همایش و کنفرانسها درساعات طولانی برگزار میشوند.به همین علت در این ساعات نیاز است که از مهمانان به بهترین شکل پذیرایی شود.
پذیرایی از شرکتکنندگان و مهمانان کنفرانس و همایش میتواند یکی ازمهمترین نگرانیهای برگزارکنندگان به شمار رود. هرچقدر که پذیرایی شما باکیفیتتر باشد نشانه احترامتان به مهمانان میباشد. درمقابل اگر کیفیت پذیرایی مطلوب نباشد، قطعاً موجب آبروریزی برگزارکننده میشود.
به همین علت برگزارکننده همایش باید درهمه ساعات به شرکتکنندگان بیشترین توجه را داشته باشد و پذیرایی مفصلی انجام دهد. در اینجاست که کترینگ غذا یا همان تشریفات پذیرایی همایش کاربرد خواهد داشت. برخی شرکتهای تهیهکننده غذا تشریفات پذیرایی همایشهای مختلف را برعهده میگیرند. خدمات این شرکتها شامل مواردی مثل غذا، دسر، کیک و شیرینی و میوه، اجاره ظروف و میز و صندلی،ارائه پرسنل پذیرایی کننده میشوند.
اگر شما نیز قصد دارید تأمین غذا و تشریفات همایش خود را به بهترین شکل انجام دهید، میبایست با یکی از این شرکتها قرارداد تنظیم کنید. این شرکتها براساس میزان بودجهای که در نظر دارید، بهترین روش پذیرایی را به شما پیشنهاد خواهند داد.برای یافتن بهترین مجموعه تأمین غذا و تشریفات همایش،میبایست درخصوص شرکتهایی که در این زمینه فعالیت میکنند بسیار تحقیق کنید و رضایت مشتریان قبلی را در نظر بگیرید.
هرچقدر که مدتزمان همایش بیشتر باشد، قطعاً نیاز به پرداخت هزینههای بالاتری برای تشریفات پذیرایی همایش میباشد. برای مثال اگرهمایش شما یک روز کامل طول بکشد، شما نیاز به چندین میان وعده، دو وعده اصلی شام و نهار، نوشیدنی خواهید داشت.
این در حالی است که همایشهای چندساعته نیاز به تشریفات پذیرایی کمتری دارند. بهتراست بیشترین هزینه را برای کترینگ همایش خود درنظر بگیرید. بهاینعلت که پذیرایی ازمهمانان بسیار مهم بوده و نشانه توجه واهمیت شما به آنها میباشد. پس تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا این امر به بهترین شیوه صورت پذیرد.
مهمترین ویژگیهای یک کترینگ همایش عالی و حرفهای
تشریفات پذیرایی همایش عالی و حرفه دارای ویژگیهای خاصی خواهد بود. درواقع شرکت ارائهدهنده این خدمات میبایست تمامی این مشخصات و ویژگیها را دارا باشد. در زیر مهمترین ویژگیهای یک سیستم پذیرایی عالی و حرفهای را نامبردهایم:
-
استفاده از مواد اولیه باکیفیت
اولین مشخصه و ویژگی موردنظر استفاده نمودن از مواد اولیه باکیفیت میباشد. اگر از مواد غذایی تازه و مرغوب استفاده شود، قطعاً کیفیت غذا و دسرها بسیار عالی خواهد بود. پس حتماً به این مورد بیشترین توجه را داشته باشید. بهاینعلت که برخی شرکتهای تأمین تشریفات پذیرایی برای پرداخت هزینههای کمتر و کسب سود بیشتر، از مواد اولیه باکیفیت استفاده نمیکنند.
-
دارا بودن یک آشپز حرفهای
شرکتی که خدمات پذیرایی همایش را انجام میدهد، باید دارای آشپزی حرفه و کاردان باشد. هرچقدر که کیفیت مواد اولیه بالا باشد، بازهم میبایست آشپزی حرفهای آنها را به بهترین شکل طبخ نماید و امور تزئین و دیزاین را به انجام برساند.
-
دارا بودن پرسنل خلاق و خوشبرخورد
اخلاق و برخورد پرسنل با شرکتکنندگان و مهمانان شما بسیار مهم است. آنها میبایست بهگونهای برخورد کنند که شرکتکنندگان بیشترین احساس راحتي را در طول همایش داشته باشند. به همین علت اخلاق حرفهای پرسنل بسیار مهم میباشد. علاوه بر این خلاقیت پرسنل نیز حائز اهمیت است. یک پرسنل خلاق همیشه میتوانند بهروزترین و باکیفیتترین خدمات را ارائه دهند. به همین دلیل وجود چنین پرسنلی از مشخصههای مهم یک کترینگ عالی محسوب میگردد.
-
قابلیت مدیریت بحران
تیم کترینگ همایش میبایست دارای قابلیت مدیریت بحران باشند؛ یعنی باید بتوانند هر مشکل پیشبینینشدهای را مدیریت و حل نمایند. چون در طول پذيرايي احتمال بروز اتفاقات غیرمنتظره مثل کمبود غذا یا کمبود نیروی پرسنل بسیار زیاد است. در چنین شرایطی تیم موردنظر شما باید بتوانند در کوتاهترین زمان نیازهای همایش درزمینهٔ پذیرایی را به بهترین شیوه برطرف نمایند.
نکته: حتماً قبل از بستن قرارداد با شرکت ارائهدهنده تشریفات پذیرایی، در مراسمات و همایشهایی که آن شرکت مسئول تأمین غذای آنها است حضور یابید و کیفیت کار را از نزدیک مشاهده کنید. بهاینعلت که شما هزینه زیادی را برای این کار پرداخت میکنید و انتخاب یک مجموعه تأمینکننده غذای عالی، میتواند موجب حفظ اعتبار شما شود.
نحوه عقد قرارداد با کترینگ همایش
برای اینکه بتوانید با شرکت یا مجموعه تأمینکننده تشریفات پذیرایی مراسم همکاری کنید نیاز است که با آنها قراردادی تنظیم نمایید. این قرارداد موجب میشود که همکاری جنبه رسمی و قانونی داشته باشد.
تمام انتظارات و حساسیتهای خود را در قرارداد ذکر کنید. هزینه تأمین تشریفات نیز باید در قرارداد ذکر شود و مدت معینی برای آن در نظر بگیرید. بهتر است حداقل نصف هزینه را قبل از مراسم پرداخت کنید.
پس از درج تمامی این موارد در قرارداد بهتر است برای خود برخی اختیارات فسخ قرارداد را نیز در نظر بگیرید. چون ممکن است به هر دلیلی بخواهید قرارداد را فسخ کنید که در نظرگیری برخی اختیارات در قرارداد، انجام این کار را برایتان امکانپذیر میکند. کترینگ همایش نیز میتواند در این قرارداد انتظارات خود را درج کند. سعی کنید قبل از تنظیم این قرارداد حتماً در خصوص جنبههای قانونی آن اطلاعات کسب نمایید.
