ترانسفر به چه معناست؟
حتماً شما نیز بارها کلمه ترانسفر را شنیدهاید. این کلمه معمولاً توسط آژانسهای مسافرتی بهکاربرده میشود؛ اما در گردهماییها نیز کاربرد زیادی دارد. اگر قصد برگزاری یک گردهمایی باشکوه را دارید، حتماً مهمانان زیادی دعوت خواهید کرد. تعداد مهمانان شما ممکن است به چند صد نفر نیز برسد. علاوه بر شرکت کنندگان ایرانی، ممکن است برخی افراد از خارج از کشور نیز در همایش شما حضور یابند.
پس باید انتظار حضور گسترده شرکت کنندگان را داشته باشید. حال شما حتماً ماهها قبل برای برگزاری همایش خود برنامهریزی نموده و همهچیز را طبق برنامه پیش خواهید برد؛ اما مهمترین اصلی که در برگزاری همایش باید مدنظرتان قرار گیرد، توجه به رفاه حال شرکت کنندگان میباشد. اگر شرکت کننده بتواند در گردهمایی شما رفاه زیادی را تجربه کند، قطعاً در جلب رضایت او موفقتر خواهید بود.
درنتیجه این احتمال که آن شرکت کننده در گردهمایی بعدی شما نیز شرکت کند بسیار زیاد است. حال یکی از مواردی که میتواند، در ایجاد امکانات رفاهی برای شرکت کنندگان به شما بسیار کمک کند، ترانسفر میباشد که با نام استقبال فرودگاهی نیز شناخته میشود. این کلمه در لغت به معنای جا به جایی و حملونقل است. در گردهمایی نیز از سیستم استقبال فرودگاهی برای جا به جایی شرکت کنندگان استفاده میشود.
ترانسفر چه کاربردی دارد؟
وقتی شرکت کنندگان شما وارد فرودگاه مقصد میشوند، نیاز به یک وسیله حملونقل خواهند داشت تا بتواند به هتل رفته و استراحت کنند. بعد از استراحت در هتل نیز معمولاً خود را برای حضور در همایش شما آماده میکنند. حال وقتی از سیستمهای استقبال فرودگاهی استفاده کنید، خودروهایی لوکس و باکیفیت به فرودگاه اعزام شده و به جا به جایی مهمانان گردهمایی شما خواهند پرداخت.
این سرویسهای حملونقل مهمانان شما را با نهایت احترام به هتل یا مکان برگزاری گردهمایی میرسانند. همچنین در حین برگشت از گردهمایی نیز، حضار را به هتل یا فرودگاه خواهند رساند. البته ترانسفر تنها برای مهمانی که از فرودگاه وارد کشور میشوند کاربرد ندارد، بلکه شما میتوانید از این نوع سیستم حملونقل برای جا به جایی مهمانان داخلی نیز استفاده کنید.
سیستم استقبال فرودگاهی در کنار خدمات دیگر شما به حضار همایش ارائه میشود. حال شاید برایتان سوال شود تدارک سیستمهای استقبال فرودگاهی به عهده کدام کمیته است؟ شما کمیتههای مختلفی برای برگزاری گردهمایی خودتشکیل خواهید داد که یکی از آنها کمیته پشتیبانی است. تدارک سیستمهای استقبال فرودگاهی نیز از وظایف اصلی کمیته پشتیبانی میباشد.
مزایای استفاده از ترانسفر در برگزاری گردهمایی
استفاده از سیستم استقبال فرودگاهی در برگزاری گردهمایی میتواند مزایای زیادی داشته باشد. به همین علت اگر توجه کرده باشید، گردهماییهای مهم و بینالمللی معمولاً دارای ترانسفر هستند. در زیر مهمترین مزایای استفاده از سیستم استقبال فرودگاهی در برگزاری گردهمایی را نامبردهایم:
کاهش هزینهها
اگر مهمانان شما بخواهند پس از ورود به فرودگاه، به دنبال تاکسی بروند تا بتوانند در محل گردهمایی حضور یابند، باید هزینههایی را نیز جهت رفت و آمد خود پرداخت کنند؛ اما وقتی سیستم استقبال فرودگاهی در اختیار آنها قرار میگیرد، هزینههایشان کاهش خواهد یافت. این در حالی است که هزینه استفاده از ترانسفر نسبت به هزینههای دیگری که برای گردهمایی خود پرداخت میکنید، قطعاً بسیار ناچیز خواهد بود.
جلوگیری از سردرگمی مهمانان
دیگر مزیتی که استفاده از سیستم حملونقل برای شما به همراه دارد، جلوگیری از سردرگمی مهمانان میباشد. فرض کنید یکی از مهمانان خارجی همایشتان به فرودگاه رسیده است. حال به زبان فارسی مسلط نیست و باید بدون اینکه بتواند ارتباطی با مردم برقرار کند برای خود تاکسی پیدا نماید.
همین موجب سردرگمی او میشود و ممکن است مدتها زمان صرف کند تا بتواند یک تاکسی مطمئن پیدا کند؛ اما وقتی ترانسفر در اختیار او قرار میگیرد، دیگر دچار سردرگمی نشده و میتواند در کوتاهترین زمان ممکن خود را به مکان همایش برساند. چون نیاز نیست که برای یافتن تاکسی زمان زیادی صرف کند و سیستم حملونقل از قبل برای او تدارک دیده شده است.
جلب توجه و رضایت مخاطبان
مزیت سوم استفاده از سیستم حملونقل جلب توجه مهمانان میباشد. وقتی شرکت کننده ببیند که از قبل برای جا به جایی او تدارکاتی دیدهاید، درک میکند که تا چه اندازه برای او ارزش قائل هستید. درنتیجه میتوانید رضایت و توجه او را جلب کنید. درنهایت در جذب مخاطبان بیشتر برای گردهماییهای بعدی خود موفقتر عمل خواهید کرد.
مهمترین ویژگیهای پرسنل ترانسفر گردهمایی
اینکه سیستم حملونقل برای مهمانان خود در نظر بگیرید، بسیار امر هوشمندانهای است؛ اما باید در انتخاب پرسنل سیستم حملونقل خود نیز بسیار دقت کنید. پرسنل شما باید دارای برخی ویژگیهای خاص باشند. این ویژگیها را در زیر نامبردهایم:
رفتار خوب و برخورد صمیمانه
اولین ویژگی پرسنل سیستم حملونقل شما رفتار خوب و برخورد صمیمانه آنها میباشد. چون برخورد مناسب با مهمانان بسیار مهم بوده و میتواند تأثیرات مثبتی بر روحیه آنها داشته باشد.
تسلط به زبان
در ویژگی مهم پرسنل ترانسفر گردهمایی تسلط داشتن به زبانهای مختلف میباشد. چون ممکن است مهمانانی از سر تا سر جهان در گردهمایی حضور داشته باشند و راننده باید بتوانند به خوبی با آنها ارتباط برقرار کند. درنتیجه تسلط به زبان میتواند ویژگی بسیار مهمی باشد.
وظیفه شناس بودن
راننده یا پرسنل سیستم حملونقل شما باید بسیار وظیفه شناس باشند. آنها باید قبل از ورود مهمانان در فرودگاه حاضر شوند و به هیچ عنوان دیر نکنند. همچنین باید در کوتاهترین زمان ممکن و بدون توقفهای غیر ضرور، مهمانان شما را به مقصد برسانند.
قانونمند بودن
اینکه پرسنل ترانسفر با مسیرهای فرعی و اصلی و تمامی جادههای مسیر موردنظر آشنایی داشته باشند، ویژگی بسیار خوبی است؛ اما پرسنل شما باید قانونمند نیز و به قوانین رانندگی احترام بگذارند.
