مهمترین نکات در خصوص طراحی و ساخت پاورپوینت سخنرانی
حتماً شما نیز بارها نام پاورپوینت را شنیدهاید، یا اینکه در تولید محتوا از این نرمافزار استفاده کردهاید. پاورپوینت یکی از محبوبترین برنامههای کامپیوتری میباشد، که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه گردید. از پاورپوینت میتوان برای نمایش اسلایدهای مختلف استفاده نمود. این برنامه امروزه کاربردهای بیشماری دارد. یکی از مهمترین کاربرهای پاورپوینت استفاده از آن در سخنرانیهای حرفهای میباشد.
درواقع این برنامه میتواند مکمل سخنرانی شما باشد، و از گذشته تاکنون توسط سخنرانان حرفهای مورداستفاده قرارگرفته است. وقتی در حال سخنرانی هستید، برای درک هرچه بهتر مفاهیم توسط مخاطب، نیاز به ارائه پاورپوینت خواهید داشت. حال اگر قصد سخنرانی در یک گردهمایی بزرگ رادارید، میبایست حداقل یک ماه قبل پاورپوینت خود را آماده کنید. ساخت پاورپوینت سخنرانی معمولاً کار دشواری نخواهد بود.
۳ اصل کلیدی در تولید محتوا برای همایش
اما اگر به شیوه اصولی انجام نگیرد، نهتنها تأثیری در جذب مخاطب ندارد، بلکه میتواند کیفیت سخنرانی شمارا نیز کاهش دهد. به همین دلیل برای ساخت پاورپوینت جهت سخنرانی، میبایست به برخی نکات و توصیههای مهم توجه نمایید. این نکات مانند یک راهنما به شما کمک میکنند، در ساخت محتوای پاورپوینت خود بسیار موفقتر عمل نمایید.
در ادامه به شرح این نکات مهم پرداختهایم:
محتوا باید داستان گونه باشد
محتوایی که در پاورپوینت سخنرانی خود ارائه میدهید، میبایست حتماً حالت داستانی داشته باشد. البته منظور این نیست، که حتماً در تمام طول سخنرانی خود به داستانسرایی بپردازید. بلکه باید قالب کلی محتوا حالت داستانی داشته باشد. پس محتوای داخل پاورپوینت باید دارای سه بخش مقدمه، میانه و نتیجهگیری بوده، تا کیفیت بالاتری داشته باشد. شما باید ۱۰درصد از تایم سخنرانی خود را به بخش مقدمه اختصاص دهید.
در این بخش به مخاطب بگویید که قرار است در خصوص چه موضوعی صحبت کنید. بخش دوم محتوا که میانه نام میگیرد، مهمترین قسمت پاورپوینت سخنرانی شماست. در این بخش میبایست ۸۰درصد از محتوای سخنرانی خود را به مخاطبان ارائه نمایید. بخش آخر نیز نتیجهگیری بوده، که البته باید به آن بسیار دقت شود. این بخش ۱۰درصد از سخنرانی شمارا شامل میشود، و باید در آن جمعبندی سخنرانی خود را بازگو کنید.
چگونه متن یک سخنرانی نوشته میشود؟
اسلایدها را مفید و مختصر طراحی کنید
اینکه حجم بالایی از تیترها، نمودارها و متون را در پاورپوینت خود ارائه دهید، اصلاً برای مخاطبان خوشایند نخواهد بود. چراکه این کار هم میتواند موجب خستگی حضار شده، و هم باعث شود حواسشان به خواندن متنهای طولانی پرت شود. درنتیجه ممکن است دیگر به سخنرانی شما چندان توجهی نداشته باشند. از طرفی نیز اگر تیترها و متون بسیار پیچیدهای را درون پاورپوینت سخنرانی خود به کار ببرید، قطعاً طیف کمی از حضار متوجه مفهوم آنها خواهند شد، و باعث خستگی مابقی شرکتکنندگان خواهد شد.
پس تیترهای شما باید کاملاً مفید و مختصر بوده، و هیچگونه عبارت یا نمودار اضافی استفاده نکنید. درواقع شما باید با استفاده از یک تیتر کوتاه و مختصر تنها یکسر نخ به مخاطب ارائه داده، و اجازه دهید حضار محتوای اصلی را از طریق سخنرانی اتان دریافت کنند. بسیاری از افراد از ارائه تیترهای کوتاه در پاورپوینت سخنرانی خود بسیار هراس دارند. اما تنها کافی است به سخنرانیهای آقای استیوجابز توجه کنید. جابز نهتنها از تیترهای بسیار کوتاه استفاده میکند، بلکه گاهی نیز با حذف متون، در اسلایدهای خود تنها تصاویر را به نمایش میگذارد. سخنرانیهای آقای جابز نیز بسیار پربیننده و پرطرفدار میباشند.
به تعداد اسلایدها توجه کنید
شما میبایست حتماً به تعداد اسلایدها بسیار توجه نمایید. در درجه اول تعداد اسلایدها باید هماهنگ با تایم سخنرانی شما باشد. اگر تعداد اسلاید پاورپوینت سخنرانی بیشازحد زیاد باشد، مجبور خواهید بود تند آنها را ورق بزنید. این کار اصلاً حرفهای نخواهد بود. چراکه باید اساتیدها را مانند یک وعده غذایی در نظر بگیرید، و به مخاطب تایم دهید آنها را هضم کند.
حال اگر قبل از اینکه مخاطب متوجه مفهوم اسلاید اول شود، فورا اسلاید دوم را ورق بزنید چه اتفاقی میافتد؟ مخاطب در این صورت نمیتواند محتوا و مفاهیم سخنرانی شمارا درک کند. درنتیجه مایل به دنبال کردن و تماشای ادامه سخنرانی اتان نخواهد بود. پس هنگام طراحی پاورپوینت به تعداد اسلایدها بسیار توجه نمایید.
در دام افکتها نیفتید!
در تهیه پاورپوینت سخنرانی بههیچعنوان از افکت، جلوههای ویژه، استیکرها و ….استفاده نکنید. شاید در ابتدا تصور کنید استفاده از این موارد میتواند موجب زیباتر شدن قالب اسلایدهایتان شود. اما همیشه این نکته را در نظر داشته باشید، که تمام زیباییها در سادگی و ساده بودن گردآوریشده است. اگر از افکت، جلوهها و….استفاده کنید، ممکن است حتی ظاهر پاورپوینت شما نیز بسیار از مد افتاده و یا به عبارت عامیانه خز به نظر برسد.
در برخی موارد نیز ممکن است مخاطب احساس کند که محتوای مطلوبی در سخنرانی اتان ارائه نمیدهید، و قصد دارید با اضافه کردن افکتها عیوب اسلایدهای خود را پوشش دهید. توجه داشته باشید، که برای به کار بردن هر چیزی در محتوای پاورپوینت سخنرانی اتان باید دلیلی وجود داشته باشد. اما برای استفاده از افکت و جلوهها هیچ دلیلی ندارید. درنتیجه حتماً این نکته مهم را نیز در نظر بگیرید.
تمرین کنید، تمرین کنید و بازهم تمرین کنید!
بهقولمعروف ( تمرین و تکرار، مادر مهارتهاست) دقیقاً با تمرین کردن است که میتوانید نواقص و عیوب پاورپوینت خود را برطرف کنید. پسازاینکه طراحی و ساخت پاورپوینت به پایان رسید، با استفاده از آن شروع به تمرین سخنرانی کنید.
در هر مرتبه از تمرین نواقصی که متوجه آنها میشوید را رفع کنید. توجه داشته باشید که پاورپوینت سخنرانی در حکم دستیار شما قرار دارد. درنتیجه نباید هیچ نقصی داشته باشد.
