چرا تهیه چک لیست همایش اهمیت زیادی دارد؟
همانطور که میدانید امروزه سازمانها یا افراد مختلفی بهمنظور دستیابی به اهدافی خاص، اقدام به برگزاری همایش میکنند. برگزاری همایش کار بسیار دشوار و پرزحمتی است. برای اینکه بتوان یک رویداد یا همایش را برگزار نمود میبايست اقدامات بسیار زیادی را به انجام رساند. فقط افرادی که قبلاً همایش یا کنفرانسی برگزار کردهاند، میتوانند درک کنند که انجام امور مربوط به همایش چقدر کار سخت و چالشبرانگیزی است. حال یکی از کارهایی که انجام امور مربوط به همایش را برایتان سادهتر میسازد، تهیه چک لیست برگزاری همایش میباشد. دیگر همه ما با مفهوم چکلیست بهخوبی آشنایی داریم و حتی بارها از آن بهمنظور انجام امور مختلف استفاده نمودهایم.
چکلیست فهرست، تمام اموری است که میخواهید برای برگزاری امور همایش خود به انجام برسانید. چکلیست مربوط به همایش باید حداقل چند ماه قبل از تاریخ رویداد تهیه شود. حال شاید برایتان سوال شود چرا تهیه این چکلیست برای برگزاری همایش تا این اندازه اهمیت دارد؟ پاسخ این سوال واضح است. برگزار کردن یک همایش نیاز به انجام فعالیتهای مختلفی خواهد داشت. حال آیا شما میتوانید بدون دارا بودن هیچگونه برنامهای، تمام این امور را به بهترین شکل انجام دهید؟ قطعاً خیر!
وقتی از قبل چک لیست خود را تهیه نکنید، هیچیک از امور همایش طبق برنامه پیش نخواهند رفت. درنتیجه وقتی در روزهای پایانی هستید و چیزی تا برگزاری همایشتان باقی نمانده است، میبینید که هنوز حجم زیادی از کارهایتان باقیمانده است و دیگر تایمی برای انجام آنها ندارید. اما وقتی چک لیست برگزاری همایش خود را تهیه میکنید، میدانید یک روز، یک ماه، یک هفته و حتی یک ساعت قبل از همایش باید چه اقداماتی را انجام دهید.
درواقع شما فهرستی دقیق از امور مهم همایش خواهید داشت و اگر طبق این فهرست پیش بروید، هیچ کار انجام ندادهای برایتان باقی نخواهد ماند. حال شاید تصور کنید که چون در سالهای قبل بارها همایش برگزار نمودهاید، برای همایشهای فعلی خود نیاز به تهیه چک لیست نداشته و درواقع در این زمینه تجربه کافی را کسب کردهاید. اما اینطور نیست. هیچ تفاوتی ندارد که درگذشته دهها همایش برگزار کرده باشید یا بار اولتان باشد، بههرحال دارا بودن چک لیست، مسیر درست را به شما نشان میدهد و بههیچعنوان نباید قدرت آن را در ایجاد نظم و انجام هرچه بهتر امور همایش دستکم بگیرید.
نحوه تهیه کاملترین چک لیست برگزاری همایش
تهیه یک چکلیست کامل اقدامات لازم برای برگزاری همایش، کار دشواری نیست. شما تنها کافی است برنامهریزی دقیقی داشته باشید و با صرف کمی زمان امور مهم خود را در لیست ذکر کنید. برای تهیه این چکلیست به شیوه زیر عمل نمایید:
· مشخص کردن هدف
ابتدا هدفتان را از برگزاری همایش در چک لیست خود ذکر نمایید. هدف اصلی همایش چیست؟ میخواهید چقدر سود کسب کنید؟ چه چیزی قرار است در همایش ارائه شود؟ با پاسخ به این سؤالات میتوانید اهداف همایشتان را مشخص نمایید.
· پیشنویس بودجه
باید پیشنویس بودجه همایشتان را تهیه کنید. باید تعیین کنید که برای برگزاری این همایش به چه میزان سرمایه یا بودجهای نیاز دارید. حتی اگر میزان هزینه را بهصورت دقیق نمیدانید، بهصورت حدسی یا تخمینی عدد و رقمی را در چک لیست برگزاری همایش مشخص کنید.
· تعیین تاریخ برگزاری
در این مرحله نوبت به تعیین تاریخ برگزاری همایش میرسد. یک روز مناسب را برای برگزاری تعیین کنید. حالا یک روز دوم دیگر نیز تعیین کنید، که بهمنظور احتیاط اگر در تاریخ اول موفق به برگزاری نشدید، در تاریخ دوم این کار را انجام دهید.
· انتخاب مکان یا سالن همایش
حالا مکان یا سالن همایش خود را انتخاب کنید. همایش بهتر است در کدام شهر برگزار شود؟ سالن همایش باید چند نفر ظرفیت داشته باشد؟ سالن باید چه امکاناتی داشته باشد؟ با طرح این سؤالات و پاسخ به آنها میتوانید بهترین مکان را برای همایش خود انتخاب نمایید.
· تعیین نمودن تجهیزات موردنیاز
شما برای همایش خود نیاز به برخی تجهیزات نیز مثل سیستمهای صوتی و تصویری، میکروفنها، میز و صندلی، کترینگ خواهید داشت. این تجهیزات را بهطور کامل در چک لیست برگزاری همایش ذکر کنید.
· پیدا کردن سخنرانان همایش
مرحله بعدی پیدا کردن سخنرانان کلیدی همایش است. شما باید تعیین کنید که میخواهید در همایش خود چه افرادی سخنرانان کلیدی باشند. پیدا کردن سخنرانان کلیدی همایش کار دشواری نبوده و تنها با یک سرچ ساده در اینترنت و شبکههای اجتماعی نیز امکانپذیر خواهد بود.
· جستجوی حامیان مالی
همایش هزینههای زیادی نیاز دارد که ممکن است بهتنهایی نتوانید همه آنها را تأمین کنید. به همین علت باید اسپانسرهای همایش خود را پیدا نموده و نام آنها را در چکلیست برگزاری همایش ذکر کنید. در این مرحله همچنین میبايست پکیجهای اسپانسرشیپ خود را نیز طراحی نمایید.
· ساخت وبسایت همایش
در مرحله بعد باید وبسایت همایش خود را بسازید و اخبار رویداد را درون آن منتشر کنید. سایت باید بهگونهای طراحی شود که توانایی کنترل ترافیک بالای مخاطبان کنفرانس را داشته باشد. همچنین سایت باید بهینهسازی شود تا مخاطبان کنفرانس بتوانند با گوشی موبایل نیز وارد آن شوند.
· تبلیغات
در این مرحله باید تبلیغات همایش را آغاز کنید. برای این کار میتوانید از روشهای مختلف دیجیتال مارکتینگ و انواع رسانههای اجتماعی استفاده کنید. با این کار مخاطب از برگزاری همایش شما اطلاع یافته و سادهتر میتوانید صندلیهای همایش خود را پرکنید.
· یادآوری تاریخ همایش
حالا باید تاریخ همایش خود را به مخاطب از طریق ایمیل، پیامک یادآوری کنید.
· نهایی کردن همه امور
حالا چک لیست برگزاری همایش شما آماده است و میبايست همه امور را نهایی کنید.
