چرا انتخاب زمان مناسب برای برگزاری گردهمایی اهمیت دارد؟
برای برگزاری یک همایش عالی، نیاز به تهیه یک چک لیست کامل خواهد بود. این چک لیست تمام اقدامات مربوط به همایش از کترینگ و اجاره سالن گرفته تا تبلیغات و بازاریابی را شامل میشود. حال یکی از بخشهای مهمی که طبق چک لیست همایش باید به آن توجه کنید، زمان برگزاری گردهمایی میباشد.
انتخاب زمان مناسب برای همایش بسیار حائز اهمیت است. اگر زمان مناسبی برای همایش خود انتخاب نکرده باشید، ممکن است بسیاری از مخاطبان قادر به شرکت در گردهمایی شما نباشند.
بلعکس اگر برنامه زمانبندی همایش شما به شکل اصولی انجام گرفته باشد شاهد حضور گسترده مخاطبان خود خواهید بود. به این علت که اگر تاریخ همایش به شکل اصولی تعیین گردد، مهمانان علاقه و تمایل بیشتری برای شرکت در آن خواهند داشت. انتخاب زمان مناسب برای همایش کار دشواری نخواهد بود. برای این کار تنها کافی است به برخی معیارهای مهم توجه نمایید و از افراد متخصص در این زمینه مشاوره دریافت کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص “بهترین زمان برگزاری گردهمایی” کلیک کنید.
مهمترین معیارها هنگام انتخاب زمان برگزاری گردهمایی
زمان برگزاری گردهمایی یا همایش باید بر اساس برخی معیارها تعیین شود. چون اینگونه میتوانید زمان بهتری را برای این کار انتخاب نمایید و شاهد حضور پرشور مخاطبان کسب و کارتان در سالن همایش باشید. در زیر به این معیارهای مهم اشاره نمودهایم:
-
توجه به رفاه حال شرکت کنندگان
اولین معیاری که در نظرگیری آن فوقالعاده حائز اهمیت است، توجه به رفاه حال شرکت کنندگان میباشد. همانطور که میدانید اکثر افرادی که در همایشهای مختلف شرکت میکنند، اشخاصی میباشند که برنامه کاری سنگین و فوقالعاده شلوغی دارند. به همین علت باید تاریخ همایش بهگونهای باشد که آنها بتوانند برای شرکت در آن برنامهریزی کنند.
درنتیجه به تقویم نگاه کنید و تاریخی را انتخاب نمایید که در آن تایم شرکت کنندگان آسانتر بتوانند شرکت در گردهمایی شما را در برنامه خود جای دهند. بهعنوان مثال اگر قصد دارید یک همایش علمی برای دانشجویان برگزار کنید، باید روزهای فراغت دانشجویان که در آن زمان کم کار تر هستند را برای زمان همایش در نظر بگیرید.
حال اگر درست زمانی که دانشجویان در دوران امتحانات خود هستند بخواهید همایش برگزار کنید، قطعاً درصد بسیار کمی از آنها در گردهمایی شما شرکت خواهند کرد. پس قبل از هر چیزی در انتخاب زمان برگزاری گردهمایی راحتی مهمانان خود را در نظر بگیرید.
-
توجه به مناسبتهای خاص
مناسبتهای خاص میتوانند بهترین زمان برگزاری گردهماییها باشند. برای مثال روز ۱۹ آبان در کشور ما به عنوان روز علم نامگذاری شده است. حال اگر در این روز خاص یک همایش علمی برگزار کنید، حتماً برای مخاطبان شما جذابیت بیشتری خواهد داشت. پس به مناسبتهای خاص در تقویم توجه نمایید.
-
عدم همزمانی با همایشهای مشابه
در طول سال ده ها همایش مختلف در سطح کشور برگزار میشوند که ممکن است موضوع آنها با گردهمایی شما مشابه باشد. حال اگر گردهمایی شما با این همایشها همزمان باشد، ممکن است برخی از مخاطبان شرکت در آنها را به گردهمایی شما ترجیح دهند، که این میتواند علتهای مختلفی داشته باشد. پس برای جلوگیری از این اتفاق زمان برگزاری گردهمایی شما نباید، با این همایشها یکی باشد.
-
عدم همزمانی با تعطیلات
شاید با خود تصور کنید که چون حضار همایش معمولاً برنامه کاری فشردهای دارند، بهتر است در روزهای تعطیل همایش خود را برگزار کنید تا تعداد شرکت کنندگان بیشتر شود. البته این مسئله دور از ذهن نیز نبوده و این امکان وجود دارد که برای برخی افراد تعطیلات زمان مناسبتری برای شرکت در یک گردهمایی باشد.
اما اکثر شرکت کنندگان نیز ترجیح میدهند در روزهای تعطیل به استراحت و تفریح بپردازند و در روزهای غیر تعطیل که ذهن بازتری دارند در گردهماییها شرکت کنند. پس بهتر است زمان تعطیلات را برای این کار در نظر نگیرید. البته بازهم باید در خصوص این مسئله، از مخاطبان خود شناخت بیشتری داشته باشید تا بتوانید بهتر تصمیمگیری کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص برگزاری سمینار عالی کلیک کنید.
محبوبترین ماهها در ایران برای برگزاری گردهمایی
انتخاب ماه مناسب برای برگزاری گردهمایی بسیار مهم است. چون اگر زمان برگزاری گردهمایی در ماه خاصی باشد، ممکن است شرکت کنندگان برای شرکت در آن بیشتر ترغیب شوند. حال محبوبترین و بهترین ماهها در ایران برای برگزاری همایش کدماند؟ پاسخ این سوال را سیویلیکا ارائه داده است.
سیویلیکا پایگاه استنادی همایشهای علمی و پژوهی کشور میباشد. طبق آماری که توسط سیویلیکا ارائه شده است، اسفند و فروردین بهترین ماهها برای برگزاری گردهمایی در کشور میباشند. در این ماهها بیشترین تعداد همایش برگزار میشود. بعد از این ماهها، آبان مهر و آذر نیز بیشترین تعداد کنفرانس را دارند.
این در حالی است که در ماههای فرودین و شهریور کمترین تعداد همایش برگزار میشوند. درنتیجه بهتر است زمان برگزاری گردهمایی شما در ماههای اسفند یا اردیبهشت باشد. دلیل آن هم کاملاً واضح است. فروردین به علت همزمانی با عید نوروز، ایام تعطیلات مردم هست. شهریور نیز چون مصادف با اواخر تابستان است، زمان سفرهای تابستانه است.
خرداد هم ماه امتحانات بوده و معمولاً مخاطبان شما در این ماه بسیار برنامه کاری فشردهای دارند. این در حالی است که در اردیبهشت خبری از تعطیلات نیست، دانشگاهها تازه بازگشایی میشوند و آب و هوا فوقالعاده معتدل و دلپذیر است. در ماه اسفند نیز دوره امتحانات به پایان رسیده است. پس بهترین زمان برگزاری گردهمایی عالی و باشکوه همین دو ماه میباشند.
