اصول مهم در برگزاری سمینار عالی و موفق

برگزار نمودن سمینار تأثیر زیادی در افزایش سطح فرهنگی جامعه داشته و می‌تواند در تعلیم و تربیت نیروی کار متخصص نقش بسزایی داشته باشد. سمینار به تجمعاتی گفته می‌شود که در آن‌ها، به آموزش علوم و تخصص‌های مختلف پرداخته می‌شود.

معمولاً کارآموزان و هنرجویان حضار شرکت‌کننده سمینار را تشکیل می‌دهند. هرساله ده ها سمینار با موضوعات مختلف در کشور برگزار می‌شود. برگزاری سمینار می‌تواند در رشد و توسعه‌ کسب‌وکار شما تأثیر چشمگیری داشته باشد. حال شاید برایتان سوال شود چگونه یک سمینار خوب و موفق برگزار کنیم؟ در پاسخ می‌بایست بگوییم برگزار نمودن سمینار کار پرزحمتی بوده و نیازمند بودجه زیادی است‌.

اما در حالت کلی اگر قصد دارید یک سمینار عالی برگزار کنید و نتیجه مطلوبی را رقم بزنید، می‌بایست به برخی اصول مهم توجه کافی داشته باشید. در زیر به این اصول مهم در برگزاری سمینار عالی و موفق اشاره نموده‌ایم:

• برنامه ریزی

شما حتی برای امور روزمره خود هم نیاز به یک برنامه ریزی خواهید داشت‌. حال برای برگزار نمودن همایش به علت چالش‌های فراوانی که وجود دارد، باید حتماً از قبل برنامه ریزی داشته باشید. اگر سمینار شما در مقیاس کوچک‌تر برگزار می‌شود، حداقل باید شش ماه قبل برای اموری که قرار است انجام دهید برنامه ریزی نموده و یک چک لیست عالی تهیه نمایید.

اما اگر سمیناری که قصد برگزاری آن را دارید قرار است در مقیاس بسیار بزرگ برگزار گردد، باید حداقل یک الی دو سال قبل برای آن برنامه ریزی هایی داشته باشید. برنامه ریزی مسیر درست را به شما نشان می‌دهد و از اهمیت بسزایی برخوردار است.

• انجام تبلیغات هدفمند

در برگزاری سمینار خوب و موفق، انجام تبلیغات هدفمند نیز نقش کلیدی و مهمی دارد. فرض کنید بهترین و مجلل‌ترین سالن را برای سمینار خود آماده کرده‌اید و تدارک یک کترینگ و تشریفات ویژه را برای مهمانان دیده‌اید.

 حال درست روز برگزاری سمینار می‌بینید که بیشتر صندلی‌های سالن خالی هستند و افراد زیادی در سمینار شما شرکت نکرده‌اند. این مشکل معمولاً زمانی رخ می‌دهد که شما تبلیغات هدفمندی برای سمینار خود نداشته باشید.

شما باید مخاطب را از مکان، زمان، موضوع سمینار خود مطلع کنید و این امر زمانی محقق می‌شود که تبلیغات اصولی داشته باشید. به این منظور می‌توانید از انواع رسانه‌های اجتماعی برای تبلیغات استفاده کنید. حال شاید برایتان سوال شود برای برگزاری یک سمینار موفق از چه مدت قبل باید تبلیغات را آغاز کنیم؟ پاسخ ساده است. شما باید از چند ماه قبل به انجام تبلیغات برای سمینار خود بپردازید.

این‌گونه مخاطب می‌تواند برای شرکت در آن بهتر برنامه ریزی کند. همچنین تبلیغات باید تا روز برگزاری ادامه داشته باشند، چون این‌گونه تاریخ سمینار بهتر در ذهن مخاطب باقی می‌ماند.

برای کسب اطلاعات بیشتر هنگام انجام تبلیغات هدفمند در برگزاری سمینار مقاله”وظایف کمیته تبلیغات و اطلاع رسانی در همایش ها” را مطالعه کنید.

• دریافت مشاوره

چه بار اولتان باشد که سمینار برگزار می‌کنید و چه بار صدم، نیاز به دریافت مشاوره خواهید داشت. شما می‌بایست از افراد باتجربه و کاردان در برگزاری سمینار بخواهید که اطلاعات و راهنمایی‌های لازم را در اختیارتان قرار دهند. حتی می‌توانید از آن‌ها بخواهید که برایتان یک نقشه راه نیز ترسیم کنند تا با طی کردن آن بتوانید نتایج بهتری را رقم بزنید. پس هیچ‌گاه دریافت مشاوره برای برگزار نمودن سمینار را دست کم نگیرید.

• تشکیل کارگروه

امور مربوط به برگزاری سمینار به‌قدری زیاد هستند که هرگاه به برنامه خود نگاه کنید خواهید دید که کاری برای به انجام رساندن دارید. حال باید این امور را تقسیم بندی کنید و هر یک را به کارگروه خاصی محول نمایید. این‌گونه از ایجاد هرگونه بی‌نظمی و سردرگمی جلوگیری خواهید کرد.

کارگروه هایی که باید به همین منظور تشکیل دهید شامل کارگروه انتشارات، کارگروه تبلیغات، کمیته روابط عمومی می‌باشند. به هر یک از این ‌گروه‌ها نیز می‌بایست وظایف و امور خاصی را محول کنید. همچنین باید در بازه‌های زمانی مختلف به امور آن‌ها نظارت نمایید تا همه‌چیز به بهترین شکل انجام گیرد.

• بودجه بندی

برای برگزاری سمینار شما نیاز به‌صرف هزینه‌های زیادی خواهید داشت. از اجاره سالن و کترینگ گرفته تا تهیه تجهیزات و انجام تبلیغات همگی هزینه‌هایی دارند که برای برگزاری یک سمینار خوب موفق باید پرداخت کنید. پس بودجه بندی و برنامه ریزی بسیار اهمیت دارد. چون به شما نشان می‌دهد که آیا بودجه کافی برای این کار دارید، یا باید به جذب سرمایه‌گذار بپردازید.

• دارا بودن چند شریک مالی مطمئن

دیگر اصلی که منجر به برگزار نمودن یک سمینار فوق‌العاده خواهد شد، این است که بتوانید چند شریک مالی مطمئن داشته باشید. این‌گونه در شرایط بحرانی و از پیس تعیین نشده نیز می‌توانید مسائل مالی را به‌خوبی مدیریت کنید. پس اگر طبق برنامه ریزی حتی نیاز به جذب سرمایه‌گذار نداشتید نیز سعی کنید حداقل یک شریک مالی برای چنین مواقعی داشته باشید.