اهمیت و ضرورت کسب مجوز برگزاری همایش
برگزاری همایش نیاز به انجام فعالیتهای مختلفی دارد. از تدارک کترینگ مهمانان و تهیه تجهیزات گرفته تا اجاره سالن و تبلیغات همگی از جمله اموری هستند که برای برگزاری یک همایش عالی باید انجام دهید. حال وقتی همه این امور را به انجام رساندید، کارتان هنوز به اتمام نرسیده است! بلکه درست حدس زدید، حالا باید مجوز همایش خود را اخذ نمایید. در واقع به زبان ساده حالا مراحل اداری کاغذ بازی و گشت و گذار در ادارات مختلف شروع شده است.
چه همایشهایی نیاز به کسب مجوز دارد؟
حال شاید برایتان سوال شود کدام همایشها نیاز به اخذ مجوز دارند؟ همایش سازمان من نیز نیاز به مجوز دارد؟ این پرسشها معمولاً در ذهن افرادی مطرح میشوند که قصد دارند به زودی یک رویداد مهم برگزار کنند. در پاسخ به این پرسش میبایست بگوئیم هر همایشی که دارای پسوند ملی، کشوری، استانی، بین المللی باشد، نیاز به اخذ مجوز خواهد داشت.
یعنی اگر بخواهید همایش مهمی در سطح کشوری یا بین المللی برگزار کنید، قطعاً کسب مجوز برگزاری همایش الزامی خواهد بود. دریافت مجوز بسیار مهم است، چون بدون دارا بودن مجوز شما نمیتوانید رویداد خود را به صورت رسمی برگزار کنید. در صورتی که بدون دارا بودن مجوز رویداد خود را برگزار کنید، طبق قانون مرتکب تخلف شدهاید و همایش شما جنبه قانونی و رسمی ندارد.
به همین دلیل باید قبل از هر چیزی مجوز همایش خود را دریافت نموده و شماره آن را در همه سایتهایی که تبلیغات رویدادتان در آنها انجام میشود قرار دهید. اینگونه مخاطبین نیز میتوانند با استعلام شماره مجوز، از قانونی بودن همایش شما مطلع شوند.
آیا همایش فاقد مجوز قانونی است؟
کسب مجوز برگزاری همایش برای هر نوع گردهمایی مراحل خاص خود را دارد. برای مثال مراحل دریافت مجوز برای یک رویداد ملی با یک رویداد بین المللی کاملاً متفاوت خواهد بود. پس اگر قصد دارید یک مجوز قانونی برای برگزاری همایش خود کسب کنید، باید مراحل زیادی را به انجام برسانید. در صورت عدم دریافت مجوز فعالیت شما غیر قانونی تلقی شده و احتمال توقف برگزاری رویداد از سوی سازمانهای ذیصلاح وجود دارد.
نحوه و مراحل کسب مجوز برگزاری همایش در ایران
دریافت مجوز برای برگزاری همایش در کشور، در نگاه اول کار دشواری خواهد بود؛ اما اگر فعالیت رویداد شما قانونی بوده و قوانین کشور را نقض نکند، دریافت مجوز برای آن کار سختی نخواهد بود. در درجه اول میخواهیم بدانیم کدام یک از سازمانها مجوز برگزاری همایش را صادر میکند. در کشور ما کارگروه سازماندهی همایشها این وظیفه را بر عهده دارد. این کارگروه تحت نظر دستگاههای دولتی فعالیت میکند. برای اخذ مجوز از این کارگروه نیاز است برخی مراحل را طی کنید که در زیر آنها را نامبردهایم:
-
آماده سازی و ارسال مدارک
در درجه اول باید مدارک مورد نیاز برای اخذ مجوز را آماده سازی نموده و به این کارگروه ارسال کنید. از دو روش میتوانید اقدام به ارسال مدارک کنید. روش اول ارسال از طریق پست میباشد. شما میتوانید اصل مدارک را برای این کارگروه پست کنید؛ اما روش دوم اسکن مدارک و ارسال عکس آنها به صورت الکترونیکی میباشد.
مدارک مورد نیاز برای کسب مجوز برگزاری همایش به ترتیب شامل مواردی مثل گزارش جامع از اهداف همایش، کاربرگهای تکمیل شده و امضا شده توسط اعضای همایش، صورت جلسه رسمی هیئت مدیره، برگه درخواست مجوز، مدارک شناسایی برگزارکنندگان میشوند.
-
بررسی مدارک
در مرحله دوم این کارگروه مدارک شما را به طور کامل بررسی خواهد کرد. سپس صلاحیت شما برای برگزار نمودن همایش را خواهد سنجید. در مرحله بعد نیز مدارک را به برخی سازمانهای ذیربط دیگر ارسال میکند تا توسط آنها نیز به تائید برسند. حالا جنبه قانونی اهداف همایش شما را میسنجد. اگر اهداف همایش شما منبع قانونی نداشته باشد، درخواستتان به طور کلی رد خواهد شد.
-
تائید درخواست
در این مرحله اگر مدارک شما کامل باشد با درخواست صدور مجوزتان موافقت خواهد شد. تائید درخواست به صورت یک ابلاغیه الکترونیکی به شما ارسال خواهد شد. گاهی نیز مدارک شما کامل نیست. در این صورت بازهم به شما اطلاع داده خواهد شد.
-
حضور رئیس انجمن همایش
در این مرحله از کسب مجوز برگزاری همایش نوبت به حضور رئیس انجمن یا برگزار کنندگان اصلی همایش، در کارگروه سازماندهی همایش میرسد. در این مرحله فرد باید در خصوص طرح همایش و اهدافی که دارد، توضیحاتی ارائه کند.
-
صدور مجوز
پس از اینکه همایش شما از همه جوانب مورد تائید کارگروه سازماندهی همایشها قرار گرفت، این سازمان مجوز مورد نظرتان را صادر خواهد کرد. در نتیجه میتوانید مجوز خود را دریافت نموده و بدون هیچ مانعی رویداد خود را به بهترین شکل برگزار کنید.
زمان مناسب برای کسب مجوز برگزاری همایش
برای کسب مجوز برگزاری همایش زمان نیز فاکتور بسیار مهمی است. برخی از افراد قبل از هرکاری ابتدا سعی میکنند مجوز لازم را دریافت کنند. برخی دیگر نیز همه امور را به انجام رسانده و دریافت مجوز را به مرحله آخر موکول میکنند؛ اما زمان مناسب برای دریافت مجوز حداقل سه ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش میباشد.
شاید این مدت زمان طولانی به نظر برسد؛ اما شما باید برخی اتفاقات غیر منتظره را نیز در نظر داشته باشید. برای مثال ممکن است مدارک ارسال شده برای کسب مجوز برگزاری همایش رد شوند. در این صورت باید مدارک را کامل کرده و دوباره آنها را ارسال کنید. در نتیجه به تایم بیشتری نیاز دارید. گاهی نیز کارگروه سازماندهی همایشها به علت شلوغ بودن برنامه کاری، مجوز شما را بسیار دیرتر از زمانی که تصور میکردید صادر میکند.
پس برای اینکه بتوانید بدون هیچ دسترسی همایش خود را برگزار کنید، حتماً از سه ماه قبل برای اخذ مجوز اقدام کنید. اخذ مجوز همایش به طور کلی حدود دو یا نهایتاً سه ماه به طول میانجامد. پس حتماً در خصوص کسب مجوز برگزاری همایش زمانبندی مناسبی داشته باشید.
