نکاتی طلایی در خصوص نگارش متن دعوتنامه همایش
همایش به رویدادها و گردهماییهای باشکوهی گفته میشود، که معمولاً با تعداد مهمانان زیادی برگزار میشوند. همایش میتواند در محوریت و حوزههای مختلفی برگزار گردد. به همین دلیل در هر گردهمایی مهمانان خاصی حضور یافته، و موضوعات موردبحث کاملاً متفاوت خواهند بود.
حال برای برگزار نمودن یک همایش باشکوه و بدون نقص، میبایست از ماهها قبل تدارکاتی دیده شود. چراکه برگزاری یک رویداد عالی، نیازمند انجام اقدامات زیادی میباشد. یکی از اقداماتی که حدود دو هفته قبل از برگزاری همایش صورت میگیرد، ارسال دعوتنامه میباشد. برگزارکنندگان برای بخشیدن جلوهای رسمی به رویداد خود و همچنین ارج نهادن به مهمانان، حدود ۱۵روز قبل دعوتنامههای همایش را برای مهمانان افتخاری یا تمامی افرادی که قرار است در همایش شرکت کنند ارسال مینمایند.
حال مسئله حائز اهمیت در این خصوص نحوه نگارش متن دعوتنامه همایش میباشد. متن دعوتنامهها باید کاملاً حرفهای و استادانه نگارش شود، تا اثرگذاری بیشتری بر روی مخاطبان داشته باشد. پس در اینجا نیازمند یک نگارش حرفهای و ماهرانه هستیم.
پذیرایی همایش ها به بهترین شکل برای ادامه ی مطلب کلیک کنید
برای اینکه متن دعوتنامه همایش به بهترین شیوه نوشتهشده و آمادهسازی شود،نکاتی را ذکر نمودهایم:
از نگارش کلمات بهصورت مختصر اجتناب نمایید
یکی از مهمترین نکاتی که میبایست در متن دعوتنامه همایش به آن توجه نمایید، عدم به کار بردن کلمات بهصورت اختصار میباشد. این کار میتواند جلوهای منفی داشته و به مخاطب این حس را منتقل کند که برای او وقت و ارزش کافی قائل نیستید. بهعنوانمثال گاهی دیده میشود که افراد بهجای نوشتن خیابان جمهوری از عبارت (خ جمهوری) استفاده میکنند. این کار کاملاً اشتباه است. پس حتماً در تمامی بخشهای متن دعوتنامه کلمات را بهصورت کامل به کار ببرید.
نام کامل مهمانان را در متن به کار ببرید
در متن دعوتنامه همایش میبایست نام کامل مهمانان را به کار ببرید. تقریباً تمامی نام ها در ایران دوبخشی بوده، که شامل نام و نام خانوادگی میشوند. حال اگر نام فرد را کامل به کار نبرده یا تنها یک بخش نام را نگارش کنید، ممکن است موجب رنجش خاطر او شود. پس حتماً به این نکته مهم توجه داشته باشید.
البته گاهی برخی مهمانان از قبل به شما اعلام مینمایند که تمایلی به نگارش یک بخش از نامشان ندارند. در این صورت مطابق میلشان عمل کنید. نکته مهم دیگری که وجود دارد این است که باید قبل از برگزاری، نام درست و صحیح تمامی مهمانان را یاد بگیرید. چون اگر نام یا نام خانوادگی آنها اشتباه نگارش کنید، قطعاً بازخورد مثبتی در پی ندارد.
از عناصر گرافیکی استفاده کنید
همیشه اینکه متن دعوتنامه همایش بر روی یک برگه یا کاغذ سفید نوشتهشده و برای مهمانان ارسال شود، سادهترین کار ممکن به نظر میرسد. اما باوجود سادگی این کار بهترین روش محسوب نمیشود. توصیه میکنیم در کنار متن زیبا، از برخی عناصر گرافیکی نیز برای تزئین کارت دعوتنامه استفاده کنید. برای مثال به کار بردن حاشیههای طلایی بر روی کارت سفید دعوتنامه و قرار دادن آن در یک پاکت زیبا، یک ایده جذاب خواهد بود.
هرچقدر زیبایی ظاهری دعوتنامه بیشتر باشد، قطعاً حرفهایتر به نظر میرسید. البته منظور این نیست که در طراحی کارت از رنگهای متنوع و المانهای بیشازاندازه استفاده کنید، تا کارت دعوتنامه ظاهری فانتزی داشته باشد! بلکه باید بهجا و بهاندازه از برخی عناصر گرافیکی برای تزئین و زیباسازی دعوتنامه استفاده کنید، تا متن نوشتهشده بر روی کارت جذابتر به نظر رسیده و بیشازحد ساده نباشد.
مختصر و کوتاه بنویسید
نکته دیگری که در نگارش متن دعوتنامه همایش باید به آن توجه کنید، مختصر و کوتاه نوشتن میباشد. اگر متن دعوتنامه بیشازحد طولانی باشد، ممکن است موجب خستگی خواننده شود و اینیک امتیاز منفی برای شما به همراه خواهد داشت.
اما اگر متن مختصر و کوتاه نوشتهشده و درعینحال از کلماتی زیبا و مفهومی در آن استفاده گردد، قطعاً حرفهایتر به نظر میرسد. پس در هنگام نگارش از زیادهگویی، و بیان جملات غیرضروری اجتناب نمایید. درواقع در این مورد باید اصل مختصر و مفید نگارش نمودن را رعایت نمایید.
ساده و روان نگارش کنید
متن دعوتنامه همایش باید بسیار ساده و روان نگارش شود، تا مخاطب بتواند بهتر آن را درک کند. درواقع این متن میتواند معرف تیپ شخصیتی شما باشد. حال اگر ساده و روان نوشته شود، قطعاً مخاطب با خواندن آن احساس بهتری به شما خواهد داشت.
اما اگر از کلمات پیچیده و غیرقابل فهم در متن استفاده کنید، قطعاً این متن شمارا به مهمانان شخصیتی خشک و غیرقابل نفوذ معرفی میکند. پس بهتر است در متن همایش از کلماتی رسمی که مفهومی ساده و قابلدرک دارند استفاده کنید. اما توجه داشته باشید، که متن بههیچعنوان نباید ظاهری عامیانه داشته باشد.
متن دعوتنامه را آنالیز کنید
در این مرحله از نگارش متن دعوتنامه همایش نوبت به آنالیز نهایی میرسد. حالا شما باید چک کنید که متن از تمامی جوانب، بهصورت ماهرانه و بدون هیچ نقصی نگارش شده باشد. حتماً بررسی کنید که تمامی اطلاعاتی مثل تاریخ، ساعت، آدرس دقیق و …..را بهکاربرده باشید. یکبار متن را روخوانی کنید و اگر غلط املایی در آن وجود دارد، حتماً اصلاحات لازم را انجام دهید.
اهمیت نورپردازی در سالن همایش برای ادامه ی مطلب اینجا را کلیک کنید
درنهایت اگر تمامی نکات مهم را در متن دعوتنامه بهکاربردهاید، میتوانید با خیال راحت آن را درون پاکت قرار داده، و برای مهمانان ارسال نمایید. شما میتوانید برای جلوگیری از اتلاف وقت دعوتنامههای همایش را بهصورت الکترونیکی و از طریق ایمیل برای مهمانان ارسال کنید. چراکه اینگونه دیگر نیاز بهصرف زمان برای پخش یکبهیک دعوتنامهها میان مهمانان نبوده، و تنها در چند دقیقه میتوانید این کار را بهصورت آنلاین انجام دهید. پس بعد از نگارش متن دعوتنامه همایش به این نکته نیز توجه نمایید.
اجرای سیستم تصویربرداری سالن کنفرانس و همایش برای خواندن این مقاله کلیک کنید
